Sistema per vivaio
Vivai produttori di piantine che vendono direttamente ai privati ed eseguono contratti di fornitura per enti e aziende.
Dal seme alla piantina pronta, con vendita diretta e contratti di fornitura gestiti con consegna e fatturazione ordinate.
Senza carta di credito — il tuo progetto è pronto con il sistema completo in un minuto
Ecco la bacheca del sistema come la riceverai: colonne del flusso di lavoro e schede iniziali che mostrano i primi passi
Come scorre il lavoro in questo sistema?
La bacheca ospita due tipi di schede che si integrano: schede di produzione e schede ordine. La scheda di produzione parte da «Sementi» con la documentazione di varietà, quantità di semi e data di semina in contenitori, passa a «Piantine» dove vengono seguite cura, irrigazione, concimazione e tassi di attecchimento, quindi a «Pronte» quando le piantine sono complete per la vendita. La scheda ordine parte da «Vendita» per le richieste dirette dei clienti o da «Contratto» per i grandi contratti di fornitura con quantità e scadenze, poi «Consegna» con la preparazione, il carico e la consegna delle quantità, e si chiude in «Fatturazione» con l'emissione della fattura e la documentazione dell'incasso.
La chat collega le vendite alla squadra di cura: una domanda sulla disponibilità di una quantità per un certo contratto, una preparazione urgente per un cliente in arrivo. Gli annunci sono la voce della direzione per il team e i clienti abituali del vivaio: arrivo di nuove piantine, offerte stagionali, un avviso interno sulla consegna di un grande contratto che richiede l'impegno di tutti. I pagamenti registrano con riservatezza i debiti verso i fornitori di semi, fertilizzanti e vasi, i versamenti dei contratti e i saldi dei clienti: così il proprietario sa in ogni momento cosa gli spetta e cosa deve.
Il responsabile vendite riceve l'ordine e verifica nella colonna «Pronte» che la quantità sia disponibile; se non lo è, viene avanzata una richiesta di produzione con una nuova scheda «Sementi» e una data target. Dopo la consegna il versamento viene registrato nei pagamenti e la scheda chiusa in «Fatturazione», e i dati dei contratti eseguiti restano un riferimento nella negoziazione del rinnovo.
Chi fa cosa?
I ruoli operativi di questo sistema e la responsabilità di ciascuno nel lavoro quotidiano — assegnali al tuo team così come sono o adattali alla vostra realtà.
Responsabile del vivaio
Pianifica i cicli di semina in base alla domanda stagionale, sposta le schede di produzione tra «Sementi», «Piantine» e «Pronte» e approva le quantità pronte per l'offerta.
Responsabile della cura
Segue irrigazione, concimazione e prevenzione dei parassiti per ogni varietà, aggiornando le schede «Piantine» con tassi di attecchimento e note sanitarie.
Responsabile vendite e contratti
Riceve le richieste dei clienti e negozia i contratti di fornitura, crea le schede «Vendita» e «Contratto» e le segue fino alla consegna.
Responsabile fatturazione
Emette le fatture dopo ogni consegna, segue gli incassi e registra i versamenti nei pagamenti, presentando un report settimanale dei saldi scaduti.
Cosa viene preparato per te dal primo giorno?
Unità del sistema
- Attività — Una bacheca kanban con colonne del flusso di lavoro e schede di esecuzione
- Chat — Il canale rapido per il coordinamento quotidiano del team
- Annunci — La voce ufficiale della direzione: circolari e avvisi che raggiungono tutti
- Scadenze — Il denaro interno con massima riservatezza — scadenze, anticipi e spese
Annuncio di benvenuto: «Benvenuti nel sistema del vivaio»
Da oggi questo sistema è il nostro modo di lavorare: ogni partita di sementi è una scheda che avanza attraverso le fasi di produzione fino a diventare piantine pronte, e ogni ordine cliente o contratto di fornitura è una scheda seguita fino a consegna e fatturazione. Iniziate documentando le colture attuali e le piante pronte alla vendita; qui saranno pubblicate via via le date delle grandi consegne e le offerte stagionali.
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