Sistema per l'amministrazione di condominio
Condomini residenziali e commerciali con servizi comuni e quote periodiche.
Gestione quotidiana del condominio, quote e delibere assembleari in un unico sistema che tutela i diritti dei condòmini e documenta le votazioni.
Senza carta di credito — il tuo progetto è pronto con il sistema completo in un minuto
Ecco la bacheca del sistema come la riceverai: colonne del flusso di lavoro e schede iniziali che mostrano i primi passi
Come scorre il lavoro in questo sistema?
I compiti dell'amministrazione si distribuiscono su cinque colonne: “Gestione quotidiana” per guardiania, pulizia e conduzione corrente; “Manutenzione programmata” per ascensori, pompe e impianti con le loro scadenze periodiche; “Quote” per seguire emissione e incasso delle quote periodiche dai condòmini; “Delibere assembleari” per i temi sollevati all'assemblea, come bilanci e grandi contratti; e “Attuazione” per quanto l'assemblea ha approvato e viene realizzato sul campo. La scheda si sposta di colonna in colonna man mano che la sua fase si completa — una decisione approvata in “Delibere assembleari” diventa una scheda operativa con responsabile e scadenza.
Le Scadenze tutelano la riservatezza finanziaria dei condòmini: la quota di ogni unità, quanto il suo proprietario ha versato e quanto resta dovuto, e le spese del condominio tra stipendi e contratti di manutenzione — visibili solo all'amministratore e al suo contabile. Il forum è l'agorà della democrazia interna: ogni tema che richiede una votazione viene proposto nella sezione votazioni con motivazioni e costo, e la decisione dell'assemblea si documenta definitivamente, senza perdersi in chat. La chat è per il coordinamento rapido tra amministratore, commissione e fornitori; gli Annunci sono il canale ufficiale del condominio verso i condòmini: convocazioni delle assemblee, avvisi di manutenzione e interruzioni idriche programmate.
L'amministratore gestisce la bacheca ogni giorno e sposta le schede; la commissione dei condòmini riesamina e approva ciò che supera i suoi poteri; il contabile delle quote gestisce la colonna “Quote”, imputa i versamenti nelle Scadenze e sollecita i ritardatari con lettere ufficiali. Ogni trimestre si emettono dagli Scadenze i prospetti di entrate e uscite e si presentano all'assemblea: il condòmino vede dove sono finite le sue quote — e questa trasparenza è l'essenza del lavoro condominiale.
Chi fa cosa?
I ruoli operativi di questo sistema e la responsabilità di ciascuno nel lavoro quotidiano — assegnali al tuo team così come sono o adattali alla vostra realtà.
Amministratore di condominio
Gestisce la bacheca ogni giorno: distribuisce i compiti di conduzione e manutenzione, sposta le schede tra le colonne e attua le delibere assembleari approvate nella colonna “Attuazione”.
Commissione dei condòmini
Riesamina bilanci e grandi contratti, propone i temi alla votazione nel forum e documenta delibere dell'assemblea e verbali delle sue riunioni.
Contabile delle quote
Emette le quote periodiche e imputa il versamento di ogni condòmino nelle Scadenze, segue i ritardatari e prepara i prospetti trimestrali di entrate e uscite.
Supervisore manutenzione e conduzione
Esegue sul campo i lavori di “Gestione quotidiana” e “Manutenzione programmata”, riceve le segnalazioni dei condòmini dalla chat e chiude le loro schede dopo il completamento.
Cosa viene preparato per te dal primo giorno?
Unità del sistema
- Attività — Una bacheca kanban con colonne del flusso di lavoro e schede di esecuzione
- Chat — Il canale rapido per il coordinamento quotidiano del team
- Forum — Discussioni documentate in sezioni ordinate: decisioni e conoscenza non vanno mai perse
- Annunci — La voce ufficiale della direzione: circolari e avvisi che raggiungono tutti
- Scadenze — Il denaro interno con massima riservatezza — scadenze, anticipi e spese
Sezioni del forum (5)
- Votazioni e delibere dell'assembleaOgni tema che richiede l'approvazione dell'assemblea viene proposto qui con costo e motivazioni, e l'esito della votazione e la delibera finale si documentano nel tema stesso.
- Offerte di fornitori e impreseConfronto delle offerte per i grandi contratti di manutenzione e conduzione prima di presentarle all'assemblea — prezzi, garanzie e lavori pregressi.
- Servizi comuniDiscussione sul livello di pulizia, guardiania e conduzione quotidiana e proposte di miglioramento con i fornitori attuali o le alternative.
- Rilievi e reclami dei condòminiI rilievi non urgenti dei condòmini su spazi e servizi comuni — quelli accolti si trasformano in schede sulla bacheca.
- Sviluppo del condominioIdee per migliorare gli spazi comuni e accrescere il valore del condominio: aree esterne, segnaletica, rinnovo degli ingressi e simili.
«Regole di lavoro di questo sistema» — Fissato nel forum
1. Ogni compito di conduzione o manutenzione ha una scheda sulla bacheca con responsabile e scadenza — niente lavoro verbale. 2. Nessuna spesa oltre il limite dei poteri dell'amministratore si esegue senza una delibera documentata nella sezione “Votazioni e delibere dell'assemblea”. 3. Quote dei condòmini e loro conti stanno solo nelle Scadenze, e vi accedono solo amministratore e contabile. 4. L'esito di ogni votazione si annota nel suo tema nel forum il giorno dell'approvazione, e gli si crea una scheda in “Attuazione”. 5. Gli avvisi ufficiali ai condòmini si pubblicano negli Annunci e non ci si limita alla chat. 6. I ritardatari nei versamenti vengono sollecitati con lettere ufficiali graduate, documentate sulla scheda della loro unità.
Annuncio di benvenuto: «Benvenuti nel sistema del condominio»
Questo sistema è il modo di lavorare del condominio da oggi: conduzione e manutenzione sono schede sulla bacheca, le quote dei condòmini vivono nelle Scadenze in piena riservatezza, e ogni decisione che richiede il voto dell'assemblea viene proposta e documentata nel forum. Primo passo: rivedere il prospetto delle quote correnti e registrare i contratti di conduzione in essere. Convocazioni delle assemblee e avvisi ufficiali ai condòmini si pubblicano in questo canale.
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