Sistema completo di property management

Ogni unità del portafoglio si gestisce con una scheda che attraversa il suo intero ciclo: parte da “Libera” quando si sfitta, passa a “In offerta” appena pubblicata e aperte le visite, quindi a “Affittata” non appena firmato il contratto e consegnate le chiavi. Durante la vigenza la scheda passa da “Manutenzione” a ogni segnalazione, tornando a “Affittata” dopo la riparazione; novanta giorni prima della scadenza del contratto passa a “Rinnovo” per la trattativa con l'inquilino — e torna affittata con un nuovo contratto, oppure passa a “Rilascio” per la riconsegna, la verifica e il ritorno dell'unità libera da capo.

Le Scadenze sono il libro mastro del portafoglio: i canoni dovuti si registrano mensilmente su ogni contratto, quanto incassato e quanto in ritardo, e le spese di manutenzione e le provvigioni si imputano all'immobile su cui sono state sostenute — così il property manager conosce il reddito netto e il tasso di incasso di ogni immobile senza consultare i registri del proprietario. La chat è il canale delle segnalazioni rapide: una perdita segnalata da un inquilino o il coordinamento di una visita; gli Annunci servono agli avvisi ufficiali per gli inquilini, come le scadenze di pagamento, i lavori di manutenzione generale e le comunicazioni di rilascio.

Il lavoro dei tre ruoli si integra sulla stessa scheda: l'agente di locazione sposta l'unità da “In offerta” ad “Affittata” e registra i dati dell'inquilino; il contabile degli incassi sorveglia la colonna “Affittata”, imputa i pagamenti nelle Scadenze e sollecita i ritardatari; il coordinatore della manutenzione riceve le segnalazioni dalla chat e apre una scheda in “Manutenzione” fino alla sua chiusura. Il property manager consulta la bacheca al mattino e conosce occupazione, ritardi e segnalazioni aperte in un colpo d'occhio, e presenta a ogni proprietario un report mensile sul suo immobile.