認定・資格管理部門システム

必要な組織認定や専門資格はすべて「認定」列のカードとして入り、付与機関・資格範囲・有効期限が記録されます。認定責任者が機関の条件を「要件」列で具体的タスクに分解します。必要な記録・研修時間・費用・評価訪問。各要件にオーナーと期限が付きます。カードは「書類整備」に移り、証拠と必要書類が申請ファイルに集められ、「申請」で機関への提出後、付与まで指摘対応を追跡します。十分な期間前にカードは「更新」に移り、中断なく要件サイクルが再開します。全認定の状況は定期的に「レポート」にまとめられます。

チャットは要件収集の調整用です。部門への研修記録の依頼、付与機関から届いた指摘の追跡、業務上重要な従業員資格の更新期限接近の通知。申請や認定取り下げの判断は、根拠とともにカードに記録します。

受払管理は認定の金銭を管理します。機関ごとの申請料と年次更新料を支払期日とともに記録し、会社負担の従業員資格費用を勤務継続ポリシーに基づく従業員負担分とともに追跡します。支払いの渋滞で費用を逃して認定が失効することはありません。

認定責任者は朝にボードを開き、90日以内に満期を迎える「更新」、機関の指摘待ちの「申請」、書類不足を確認します。関係部門はカードが誰がファイルを遅らせているかを明確に示すため、期日通りに要件を上げます。定期「レポート」は経営層に示します。現行の認定、満期が近いもの、滞留しているもの。意思決定に十分な1枚の絵です。