社内イベント部門システム
ブリーフから費用精算まで、社内外のイベントを運営するチーム。
すべてのイベントは一枚のカード：ブリーフ・準備・業者・当日運営・評価・費用 — 細部が一つも消えません。
クレジットカード不要 — システム一式が1分でプロジェクトにセットアップされます
これがお手元に届くシステムのボードです。ワークフローの列と、最初のステップを示すスターターカードが並んでいます
このシステムで仕事はどう回る？
すべてのイベントは「ブリーフ」列のカードから始まり、イベントマネージャーが目的・予想来場者数・予算・日程・会場を書きます。「準備」へ移ると、コーディネーターがチェックリストに取り組みます — 予約・許認可・機材・ケータリング。次に「外部業者」で契約と納品の期日をカード上でフォローします。イベント当日にカードは「当日運営」へ移り、現場の進行表をここから管理します。終了後は「評価」で来場者満足度とチームの気付きを集め、「費用」で実支出と承認予算を突合して完了します。
チャットは実施中の現場連携チャネルです — 業者の遅延やプログラム順序の変更は即座にチーム全員へ届きます。お知らせは他の従業員へ届きます — 社内イベントの招待・リマインダー・参加の案内は、散逸したメッセージではなくここから発信します。
支払管理はイベント資金を非公開で管理します — 業者ごとの支払額と入金状況、イベント経費の項目明細、予算残高。カードが「費用」に着いたときには、突合と締めに必要な数字がすべて揃っています。イベント終了から数週間後に請求書をかき集める必要はありません。
誰が何を担当する？
このシステムの運用ロールと、日々の仕事における各ロールの責任。そのままチームに割り当てても、自社に合わせて調整しても構いません。
イベントマネージャー
各イベントのブリーフを書いて予算を承認し、実施後の評価を確認し、最終費用の締めを認証します。
イベントコーディネーター
「準備」のカードを予約・許認可・機材のチェックリストで管理し、イベント当日の現場運営を指揮します。
業者コーディネーター
業者の提案を受け付け、「外部業者」列で契約と納品をフォローし、支払いと入金を支払管理に記録します。
レポート・費用担当
「評価」で来場者数と満足度を集計し、「費用」で請求書と予算を突合してからカードを完了にします。
初日から用意されるものは？
システムのユニット
- タスク — ワークフローの列と実行カードを備えたかんばんボード
- チャット — チームの素早い日常調整チャンネル
- お知らせ — 経営陣の公式な声 — 全員に届く通達とお知らせ
- 支払い — 厳格なプライバシーで管理する社内のお金 — 支払い・前借り・経費
ようこそのお知らせ: «社内イベントシステムへようこそ»
今日からすべてのイベントはここで管理します — 「ブリーフ」から「費用」へ進むカード、現場連携はチャット、業者の支払いは支払管理です。まず今後のイベントを日程と予算付きで「ブリーフ」列にカード登録してください。従業員への招待とリマインダーは、このシステムのお知らせから発信します。