デジタルエージェンシー向けシステム
Webサイト・アプリ制作やデジタルマーケティングを提供するデジタルエージェンシー向け。
クライアントへの提案から制作・納品、月次保守契約まで。記録されたフィードバックとともに、クライアントの全工程を管理します。
クレジットカード不要 — システム一式が1分でプロジェクトにセットアップされます
これがお手元に届くシステムのボードです。ワークフローの列と、最初のステップを示すスターターカードが並んでいます
このシステムで仕事はどう回る？
すべての案件は「提案」のカードから始まり、アカウントマネージャーが技術提案と見積もりを作成します。クライアントの契約締結後、カードは「制作」へ移り、デザイナー・開発者・コンテンツ制作者にカード上のサブタスクとして作業が割り振られます。初版が完成すると「クライアントレビュー」へ進み、フィードバックは散発的なメッセージではなく、ラウンドごとに記録されます。最終承認と権利・アクセス情報の引き渡しを経て「納品」、契約に継続サポートが含まれる場合は最後に「月次保守」へ。ここでプロジェクトはコストから継続収益へと変わります。
フォーラムにはクライアントのフィードバックと決定を記録します。各レビューラウンドに専用のトピックを立て、指摘事項、採用した内容、お断りした内容とその理由をまとめます。スコープの肥大化から会社を守り、クライアントとの関係を保つためです。チャットは制作チーム内の日常調整用。お知らせは会社のニュースやポリシー（新料金、休暇、ツールの正式採用など）の発信に使います。入出金管理では、契約フェーズごとのクライアントの支払いと、協力フリーランスへの支払いを非公開で管理します。
アカウントマネージャーがクライアント関係を握ります。提案書の作成、フィードバックの受領とフォーラムへの記録、最終承認の取得まで。制作プロデューサーは「制作」のカードを管理し、タスクを割り振り、納期を守ります。サポートチームは「月次保守」のカードを引き継ぎ、契約内の継続的な依頼に対応します。情報はクライアントからアカウントマネージャーへ、フォーラムを経て制作チームへと流れます。この経路に近道はありません。
誰が何を担当する？
このシステムの運用ロールと、日々の仕事における各ロールの責任。そのままチームに割り当てても、自社に合わせて調整しても構いません。
アカウントマネージャー
「提案」で提案書を作成し、クライアント関係を管理します。フィードバックを受けてフォーラムに記録し、承認を取得してカードを「納品」へ進めます。
制作プロデューサー
「制作」のカードを管理し、デザイナー・開発者・コンテンツ制作者に作業を割り振り、納期と合意済みの作業範囲を守ります。
サポートチーム
「月次保守」のクライアント依頼を継続契約の範囲内で対応し、毎月の実施内容をカードに反映します。契約範囲外の案件はアカウントマネージャーへエスカレーションします。
経理
契約の支払いをフェーズごとに入出金管理へ記録し、協力フリーランスへの支払いを管理します。クライアントの承認待ちで滞留している支払いにアラートを出します。
初日から用意されるものは？
システムのユニット
- タスク — ワークフローの列と実行カードを備えたかんばんボード
- チャット — チームの素早い日常調整チャンネル
- フォーラム — 整理されたセクションで記録される議論 — 決定も知識も失われません
- お知らせ — 経営陣の公式な声 — 全員に届く通達とお知らせ
- 支払い — 厳格なプライバシーで管理する社内のお金 — 支払い・前借り・経費
フォーラムのセクション (4)
- 記録されたクライアントフィードバッククライアントごとのレビューラウンドに独立したトピックを。要求内容、採用したもの、お断りしたもの。誤解から双方を守る記録です。
- 作業範囲と変更当初契約を外れるクライアントの要望。見積もりと価格を提示し、受諾か延期かの決定を記録します。
- 実績と教訓納品済みプロジェクトの成功点と失敗点。次の提案や見積もりに活かす教訓を蓄積します。
- 制作ツールチームが試したデザイン・開発・コンテンツ管理ツールを、正式採用前に評価します。
«このシステムの作業ルール» — フォーラムにピン留め
1. 提案への署名と初回入金の入出金管理への記録が済むまで、制作は開始しません。 2. クライアントのフィードバックはラウンドごとに独立したトピックでフォーラムに記録します。記録のないものは実行されません。 3. 契約範囲外の要望は「作業範囲と変更」セクションへ上げ、実行前に価格を提示します。 4. 記録されたクライアントの承認と、すべてのアクセス権・権利の移転がなければ納品は完了しません。 5. 月次保守の依頼は契約範囲内で対応し、超過分はアカウントマネージャーへエスカレーションします。 6. フリーランスへの支払いは、作業の承認後すぐに入出金管理へ記録します。
ようこそのお知らせ: «エージェンシーシステムへようこそ»
今日から、すべてのクライアントは「提案」から「月次保守」までカードで流れ、クライアントのフィードバックはすべて独立したトピックとしてフォーラムに記録されます。散発的なメッセージでの承認や修正依頼は、もうありません。最初のステップは、検討中の提案・進行中のプロジェクト・保守契約を登録すること。チャットは内部調整用で、正式な決定事項はこのチャンネルでお知らせします。