広報部門システム
会社のイメージをメディアで管理するチーム：モニタリング・ストーリー・リリース・配信・掲載。
会社について語られることのモニタリングから経営層への月次レポートまで — 完全に記録された広報サイクル。
クレジットカード不要 — システム一式が1分でプロジェクトにセットアップされます
これがお手元に届くシステムのボードです。ワークフローの列と、最初のステップを示すスターターカードが並んでいます
このシステムで仕事はどう回る？
「モニタリング」列では、会社・業界・競合について語られたことやメディア露出の機会をカードとして集め、モニタリング担当が出所とともに毎日登録します。公開に値するストーリーは「ストーリー」へ移り、切り口を組み立てて素材を集めます。次に「プレスリリース」で新聞記事調に作成し、対外発信前に広報マネージャーの承認を得ます。承認後、カードは「配信」へ移り、メディアコーディネーターが記者リストへ送って反応をフォローします。続いて「掲載確認」で掲載内容とリンクを記録し、月の総括は経営層へ提出する「月次レポート」にまとめます。
チャットは迅速な連携と緊急承認の依頼用です — 特に待ったなしの機微な局面で。フォーラムは部門の記録された記憶です — すぐ使えるストーリーのバンク、リンク付きの掲載アーカイブ、過去の危機とその対応の記録。必要なときにチームが立ち戻れるように。
情報は双方向に流れます。モニタリング担当が重要なものをカードで上げ、ライターがストーリーとリリースに変え、メディアコーディネーターが配信と記者との関係を管理し、広報マネージャーがすべてのリリースを対外発信前に承認して月次レポートを提出します。承認なしに出るリリースはなく、記録なしに消える掲載もありません。
誰が何を担当する？
このシステムの運用ロールと、日々の仕事における各ロールの責任。そのままチームに割り当てても、自社に合わせて調整しても構いません。
広報マネージャー
すべてのリリースを配信前に承認し、モニタリング実態からストーリーの優先順位を定め、月次レポートを経営層へ提出します。
メディアコンテンツライター
「プレスリリース」列でストーリーを新聞文体のリリースとニュースに変え、各カードの補助素材を整えます。
メディアコーディネーター
記者リストを管理してリリースを配信し、「配信」で反応をフォローし、掲載とリンクをカードに記録します。
モニタリング担当
会社・競合・業界についての発信を毎日監視し、重要なものを出所と重要度の初評価付きで「モニタリング」列にカード登録します。
初日から用意されるものは？
システムのユニット
- タスク — ワークフローの列と実行カードを備えたかんばんボード
- チャット — チームの素早い日常調整チャンネル
- フォーラム — 整理されたセクションで記録される議論 — 決定も知識も失われません
フォーラムのセクション (4)
- ストーリーバンク社内各部門から集めた公開可能なストーリーと切り口 — ネタが必要なときにライターが参照します。
- 掲載アーカイブ重要な掲載をリンクと文脈付きで記録 — レポート作成や問い合わせ対応の際の参照。
- 危機と局面機微なメディア局面の記録：何が起き、どう対応し、教訓は何か。
- メディア関係付き合いのある記者・媒体と、それぞれに合う素材についてのメモ。
«このシステムの運用ルール» — フォーラムにピン留め
1. 広報マネージャーの承認がカードに記録されないリリースは、メディアに出しません。 2. すべての掲載は、公開から1日以内にリンク付きで「掲載確認」列に記録します。 3. 機微な局面はスピード優先でチャットで議論し、その後フォーラムの「危機と局面」セクションに決定を記録します。 4. 日次モニタリングは毎朝の必須業務 — 値するものはカードへ、値しないものはアーカイブへ。 5. 月次レポートは静かな月でも期日どおりに提出します — 静けさ自体が記述すべき結果です。