기업 행사 부서 시스템
브리프부터 비용 정산까지 사내외 행사를 기획·운영하는 팀.
모든 행사는 하나의 카드로: 브리프, 준비, 협력업체, 실행, 평가, 비용 — 빠지는 디테일이 없다.
신용카드 없이 — 전체 시스템이 1분 만에 프로젝트에 세팅됩니다
이것이 여러분이 받게 될 시스템 보드입니다. 워크플로 열과 첫 단계를 보여주는 시작 카드로 구성되어 있습니다
이 시스템에서 일은 어떻게 흘러가나요?
모든 행사는 행사 매니저가 작성하는 “브리프” 컬럼의 카드로 시작한다. 목표, 예상 참석자, 예산, 날짜, 장소를 적는다. 이후 “준비”로 이동해 코디네이터들이 예약, 허가, 기술 장비, 케이터링 체크리스트를 진행하고, “협력업체” 단계에서 계약과 납품, 일정을 카드에서 관리한다. 행사 당일 카드는 “실행”으로 이동해 현장 운영표가 여기서 관리되고, 이후 “평가”에서 참석자 만족도와 팀 피드백을 수집하며, “비용 정산”에서 실제 지출과 승인 예산을 대조하며 마감된다.
채팅은 실행 순간의 현장 조율 채널이다. 협력업체 지연이나 프로그램 순서 변경이 팀 전체에 즉시 전달된다. 공지는 나머지 직원들에게 닿는 창구다. 사내 행사 초대와 리마인더, 참석 안내가 여기저기 흩어진 메시지가 아닌 이곳에서 발신된다.
정산은 행사 자금을 비공개로 관리한다. 협력업체별 미지급금과 지급 내역, 행사 지출의 항목별 내역, 예산 잔액을 관리한다. 카드가 “비용 정산”에 도달하면 수치가 이미 대조와 마감 준비가 되어 있어, 행사 종료 후 몇 주가 지나서 청구서를 수집할 필요가 없다.
누가 무엇을 맡나요?
이 시스템의 운영 역할과 일상 업무에서 각 역할의 책임입니다. 그대로 팀에 배정하거나 여러분의 상황에 맞게 조정하세요.
행사 매니저
각 행사의 브리프를 작성하고 예산을 승인하며, 실행 후 평가를 검토하고 최종 비용 마감을 승인한다.
행사 코디네이터
예약, 허가, 장비 체크리스트로 “준비” 카드를 관리하고 행사 당일 현장 운영을 이끈다.
협력업체 코디네이터
협력업체 견적을 받아 “협력업체” 컬럼에서 계약과 납품을 관리하고, 미지급금과 지급 내역을 정산에 기록한다.
보고·비용 담당자
“평가”에서 참석자 수와 만족도 수치를 수집하고, “비용 정산”에서 청구서와 예산을 대조한 후 카드를 마감한다.
첫날부터 무엇이 준비되나요?
시스템 유닛
- 업무 — 워크플로 열과 실행 카드를 갖춘 칸반 보드
- 채팅 — 팀의 빠른 일일 조율 채널
- 공지사항 — 경영진의 공식적인 목소리 — 모두에게 닿는 회람과 알림
- 정산 — 철저한 비공개로 관리하는 사내 자금 — 정산, 가불, 경비
환영 공지: «기업 행사 시스템에 오신 것을 환영합니다»
오늘부터 모든 행사는 여기서 관리됩니다. 카드가 “브리프”에서 “비용 정산”까지 이동하고, 현장 조율은 채팅에서, 협력업체 정산은 정산에서 이뤄집니다. 예정된 행사를 날짜와 예산과 함께 “브리프” 컬럼에 카드로 입력하는 것으로 시작해 주세요. 직원 초대와 리마인더는 이 시스템의 공지를 통해 발송됩니다.