인사 행정 부서 시스템

직원에게서 접수된 모든 요청은 유형과 첨부와 함께 “요청” 컬럼에 카드로 등록된다. 재직증명서, 휴가 신청, 정보 변경, 급여명세 확인서. 카드는 “확인”으로 이동해 요건 충족과 서류 완비 여부가 검토된다. 미비한 요청은 카드에 명확한 메모와 함께 신청자에게 반려된다. 확인 후 “발급”으로 이동해 문서가 준비되거나 처리가 실행되고, 직원에게 전달되고 수령이 기록되면 “전달” 단계를 거쳐, 마지막으로 “보관”에서 사본이 직원 파일에 저장된다. 보관된 카드는 요청 수와 유형, 평균 처리 시간을 보여주는 “월간 보고”에 모인다.

채팅은 팀 내부와 다른 부서 간의 조율 채널이다. 미비 서류 문의, 정부 기관과의 정보 확인, 긴급 요청에 대한 직원 알림. 규칙은 요청 상태를 채팅 질문이 아닌 카드의 컬럼에서 읽는다는 것. 자신의 요청을 묻는 직원은 곧바로 자신의 카드 번호로 안내된다.

업무는 이렇게 흐른다. 인사 행정 담당자가 요청을 접수해 등록하고, 인사 행정 슈퍼바이저가 “확인” 컬럼을 매일 검토하며 상위 승인이 필요한 건을 배분하고, 전달 후에는 매주 말 전에 보관이 완료됐는지 확인한 뒤, “월간 보고” 컬럼에서 월간 보고서를 추출해 경영진에 올린다.