Systeem voor accountantskantoren
Accountantskantoren die tientallen cliënten bedienen met belastingaangiften, jaarrekeningen en salarisadministratie.
Gestructureerde maandelijkse afsluitrondes per cliënt, van ontvangst van de gegevens tot indiening, met waarschuwingen voor fiscale deadlines en honoraria van cliënten.
Geen creditcard nodig — je project staat binnen een minuut klaar met het volledige systeem
Zo ziet het systeembord eruit zoals je het ontvangt: workflowkolommen en startkaarten met de eerste stappen
Hoe verloopt het werk in dit systeem?
Het werk in het kantoor bestaat uit terugkerende maandelijkse rondes: elke cliënt heeft een rondekaart die begint in „Gegevens ontvangen”, waar de assistenten de boekingen, facturen, salarisoverzichten en onderliggende stukken verzamelen en volledig op de kaart zetten. Daarna gaat de kaart naar „Voorbereiding” voor het verwerken van de boekingen en het opstellen van de aangifte of de jaarrekening, en vervolgens naar „Partnerreview”, waar de partner de cijfers en de fiscale verwerking controleert — en de kaart met concrete opmerkingen terugstuurt naar „Voorbereiding” als er iets niet klopt. Na goedkeuring gaat de kaart naar „Indiening” voor upload naar de overheidsportalen, en ten slotte naar „Ronde afsluiten” zodra de betaling is geverifieerd en de stukken zijn gearchiveerd.
Het forum is het vakreferentiepunt van het kantoor: daar worden onduidelijke boekhoudkundige verwerkingen en interne standpunten besproken — hoe we een bepaalde post voor een cliënt hebben verwerkt en waarom — zodat de werkwijze van het kantoor eenduidig blijft en bewaard wordt voor volgende rondes en nieuwe medewerkers. De chat is alleen voor snelle afstemming: een ontbrekend document opvragen bij een cliënt, een vraag over een boeking of het plannen van een werkbezoek.
De mededelingen waarschuwen cliënten voor fiscale deadlines: een aangiftetermijn die nadert of nieuwe eisen van de belasting- en douaneautoriteit en de gevolgen voor hun verplichtingen. De vorderingen registreren de maandelijkse honoraria van cliënten en de declaraties bij het afsluiten van elke ronde, zodat de partner per ronde ziet wie heeft betaald en wie achterloopt — zonder aparte boekhouding. Een ronde wordt pas in „Ronde afsluiten” gezet als de vorderingen ervan zijn vereffend.
Wie doet wat?
De operationele rollen in dit systeem en de verantwoordelijkheid van elke rol in het dagelijkse werk — wijs ze toe aan je team zoals ze zijn, of pas ze aan naar jullie situatie.
Beoordelende partner
Keurt aangiften en jaarrekeningen goed in „Partnerreview” vóór indiening, beslist over omstreden boekhoudkundige verwerkingen en legt die vast in het forum.
Accountants
Stellen de boekingen, aangiften en jaarrekeningen op in de kolom „Voorbereiding”, verwerken de reviewopmerkingen en maken de kaarten klaar voor indiening.
Assistenten dossierverzameling
Nemen aan het begin van elke ronde contact op met cliënten om gegevens en stukken te ontvangen en completeren de ontbrekende stukken vóór de kaart naar „Voorbereiding” gaat.
Indieningscoördinator
Uploadt de aangiften naar de overheidsportalen in „Indiening”, informeert cliënten over bevestigingen en facturen en werkt de kaarten in „Ronde afsluiten” bij met de definitieve bijlagen.
Wat wordt er vanaf dag één voor je klaargezet?
Systeemmodules
- Taken — Een kanbanbord met workflowkolommen en uitvoeringskaarten
- Chat — Het snelle kanaal voor dagelijkse afstemming in het team
- Forum — Gedocumenteerde discussies in georganiseerde secties — beslissingen en kennis gaan nooit verloren
- Mededelingen — De officiële stem van het management — richtlijnen en meldingen die iedereen bereiken
- Betalingen — Intern geld met strikte privacy — betalingen, voorschotten en uitgaven
Forumsecties (4)
- Boekhoudkundige standpunten en verwerkingenDe binnen het kantoor goedgekeurde fiscale verwerkingen met hun onderbouwing — een eenduidige werkwijze die niet elke ronde opnieuw hoeft te worden bedacht.
- Wets- en regelgeving updatesNieuwe publicaties van de belasting- en douaneautoriteit en het ministerie van handel, en de praktische gevolgen voor de dossiers van onze cliënten.
- Terugkerende reviewopmerkingenFouten die telkens terugkomen bij de voorbereiding en hoe ze te voorkomen — trainingsmateriaal voor nieuwe accountants.
- Werkmodellen en hulpmiddelenDe afsluitschema’s en de goedgekeurde aangifte- en jaarrekeningmodellen van het kantoor in hun nieuwste versie.
«Werkafspraken in dit systeem» — Vastgepind op het forum
1) Elke cliënt krijgt in de eerste week een maandelijkse rondekaart die niet wordt uitgesteld. 2) Een dossier gaat pas naar „Partnerreview” als alle onderliggende stukken op de kaart staan. 3) Vakmatige verwerkingen worden vastgelegd in de rubriek „Boekhoudkundige standpunten en verwerkingen” — de chat is uitsluitend voor snelle afstemming. 4) Waarschuwingen voor fiscale deadlines worden ruim vóór de vervaldag in de mededelingen gepubliceerd. 5) Een ronde wordt pas afgesloten als het honorarium ervan in de vorderingen is vereffend.
Welkomstaankondiging: «Welkom bij het rondesysteem van het kantoor»
Vanaf vandaag heeft elke cliënt een maandelijkse rondekaart die van gegevensontvangst tot afsluiting beweegt, en wordt elke vakmatige verwerking vastgelegd in het forum als eenduidige werkwijze van het kantoor. Eerste stap: registreer je huidige cliënten als rondekaarten voor deze maand en publiceer in de mededelingen de waarschuwingen voor de komende fiscale deadlines van onze cliënten.
Vergelijkbare systemen
Klaar? Uw eerste project is twee minuten ver
Maak nu uw gratis werkruimte aan en nodig uw team uit vóór het einde van de dag.