Systeem voor engineering- en ontwerpbureaus
Engineeringbureaus die meerdere ontwerp- en toezichtprojecten tegelijkertijd over verschillende disciplines managen.
Het project van eisen tot toezicht, met gedocumenteerde ontwerpreviews en gefaseerde declaraties per projectfase.
Geen creditcard nodig — je project staat binnen een minuut klaar met het volledige systeem
Zo ziet het systeembord eruit zoals je het ontvangt: workflowkolommen en startkaarten met de eerste stappen
Hoe verloopt het werk in dit systeem?
Elk project is een kaart die begint in „Eisen” met het documenteren van het programma van eisen van de klant, de gemeentelijke voorschriften, de geldende bouwregelgeving en het budgetkader. Daarna gaat de kaart naar „Concepten”, waar de eerste ontwerpvarianten worden ontwikkeld en aan de klant ter keuze worden voorgelegd. Na goedkeuring van het concept gaat de kaart naar „Uitwerking” voor het produceren van de detailtekeningen, gevels en doorsneden, vervolgens naar „Review” voor de interne controle en de integrale afstemming tussen de disciplines — architectuur, constructie en elektrotechniek/werktuigbouwkunde — daarna naar „Goedkeuring” voor indiening bij de overheidsinstanties en vergunning van de tekeningen, en ten slotte naar „Toezicht” voor het volgen van de uitvoering op locatie en het beantwoorden van de vragen van de aannemer.
Elke inhoudelijke ontwerpreview wordt als onderwerp in het forum vastgelegd: wat is beoordeeld, wat waren de opmerkingen en wat is het besluit met onderbouwing — zo blijft het dossier van ontwerpbeslissingen bewaard voor elk later verschil van inzicht met klant of aannemer. De chat is voor de dagelijkse afstemming tussen engineers en tekenaars: verdeling van de tekeningen, deadlines en snelle detailvragen die geen documentatie behoeven.
De mededelingen dragen de officiële rondschrijven van het bureau aan klanten: gewijzigde gemeentelijke voorschriften of nieuwe bouwregels die gevolgen hebben voor hun lopende projecten. De vorderingen registreren de gefaseerde declaraties — bij goedkeuring van de tekeningen en bij de overeengekomen toezichtmomenten — plus de kosten per project, zodat de financiële positie van elke kaart helder is voor de technisch directeur zonder aparte dossiers. Een definitieve goedkeuring wordt pas overhandigd als de vorderingen van die fase zijn vereffend.
Wie doet wat?
De operationele rollen in dit systeem en de verantwoordelijkheid van elke rol in het dagelijkse werk — wijs ze toe aan je team zoals ze zijn, of pas ze aan naar jullie situatie.
Technisch directeur
Keurt de concepten en tekeningen goed vóór indiening in „Goedkeuring”, beslist over de in het forum gedocumenteerde ontwerpbeslissingen en verdeelt de projecten over de disciplines.
Ontwerpende engineers
Ontwikkelen de concepten en detailtekeningen, beoordelen de integrale disciplineafstemming in „Review” en uploaden de tekeningen als bijlagen bij de projectkaart.
Tekenaars
Produceren de uitvoerings- en detailtekeningen volgens de aanwijzingen van de engineers en werken ze bij met review- en toezichtopmerkingen in genummerde versies.
Toezichthoudend engineer in het veld
Volgt de uitvoering op locatie via de kaarten in „Toezicht”, uploadt bezoekrapporten en conformiteitsfoto’s en escaleert afwijkingen direct naar de technisch directeur.
Wat wordt er vanaf dag één voor je klaargezet?
Systeemmodules
- Taken — Een kanbanbord met workflowkolommen en uitvoeringskaarten
- Chat — Het snelle kanaal voor dagelijkse afstemming in het team
- Forum — Gedocumenteerde discussies in georganiseerde secties — beslissingen en kennis gaan nooit verloren
- Mededelingen — De officiële stem van het management — richtlijnen en meldingen die iedereen bereiken
- Betalingen — Intern geld met strikte privacy — betalingen, voorschotten en uitgaven
Forumsecties (4)
- Gedocumenteerde ontwerpreviewsDossier van de reviewbeslissingen per project: de opmerking, het besluit en de onderbouwing — de referentie bij elk later meningsverschil.
- Voorschriften en bouwregelgevingOntwikkelingen in de bouwregelgeving en de eisen van gemeenten en instanties, en de toepassing daarvan op onze projecten.
- Referentiedetails voor de uitvoeringBewezen details die het bureau als referentie voor komende projecten hanteert, inclusief bijbehorende tekeningen.
- ProjectbesprekingenDiepgaande discussie over een specifiek project wanneer de kaart niet volstaat — vermeld de projectnaam in de titel van het onderwerp.
«Werkafspraken in dit systeem» — Vastgepind op het forum
1) Geen project buiten het systeem: elke ontwerp- of toezichtopdracht wordt op de dag van ondertekening als kaart geregistreerd. 2) Geen concept wordt aan de klant gepresenteerd zonder kennisname en goedkeuring van de technisch directeur. 3) Reviewbeslissingen worden vastgelegd in de rubriek „Gedocumenteerde ontwerpreviews” — de chat is uitsluitend voor snelle afstemming. 4) Tekeningen worden in genummerde versies op de kaart geüpload en nooit buiten de kaart om verstuurd. 5) Declaraties worden in de vorderingen geregistreerd bij verval van elke goedgekeurde fase.
Welkomstaankondiging: «Welkom bij het systeem van het engineeringbureau»
Vanaf vandaag is elk project een kaart die van eisen tot toezicht beweegt, en wordt elke ontwerpreview vastgelegd in het forum als erkende referentie. Registreer de lopende projecten met hun huidige fase; wie een vraag heeft over de werkwijze vindt die in het vastgezette onderwerp „Werkafspraken” op het forum.
Vergelijkbare systemen
Klaar? Uw eerste project is twee minuten ver
Maak nu uw gratis werkruimte aan en nodig uw team uit vóór het einde van de dag.