Systeem voor managementconsultancybureaus

Elke opdracht is een kaart die begint in „Verkenning” met intakegesprekken bij de klant en het verzamelen van eerste gegevens over het probleem en de ambitie. Daarna gaat de kaart naar „Diagnose”, waar de consultants de huidige situatie analyseren en de knelpunten en grondoorzaken op de kaart documenteren. In „Voorstel” worden de oplossingsaanpak, de planning en de kosten uitgewerkt en aan de klant gepresenteerd; na acceptatie gaat de kaart naar „Uitvoering”, waar workshops, trainingen en het bouwen van instrumenten met het team van de klant plaatsvinden. Vervolgens volgt „Impactmeting” om de indicatoren van vóór en na het project te vergelijken, en ten slotte „Afronding” met de oplevering van het eindrapport en de gedocumenteerde lessons learned.

De chat is het kanaal voor de dagelijkse afstemming met de contactpersoon van de klant — interviews met medewerkers plannen, gegevens opvragen of een workshopdatum bevestigen. De methodieken die het team ontwikkelt, worden daarentegen vastgelegd in het forum: nieuwe diagnose-instrumenten, succesvolle voorstelstructuren en een meetmethode die haar effectiviteit heeft bewezen. Zo wordt elk project intellectueel kapitaal waarop volgende opdrachten voortbouwen, in plaats van dat elke opdracht bij nul begint.

De vorderingen beheren de gefaseerde betalingen van het project: de betaling bij ondertekening, de tussentijdse betaling en de eindbetaling worden bij verval geregistreerd en zijn alleen zichtbaar voor de projectmanager en de eigenaar. De projectmanager beoordeelt wekelijks de kaarten in „Uitvoering” en controleert of elk project op schema en binnen budget ligt. De klant wordt als lid aan het project toegevoegd, zodat hij de kaart van zijn opdracht kan volgen, erop kan reageren en de deliverables kan goedkeuren — in plaats van versnipperde correspondentie waarin besluiten verloren gaan.