Compleet systeem voor advocatenkantoren
Advocatenkantoren van 3 tot 20 personen met parallelle dossiers, cliënten en zittingsdata.
De volledige levenscyclus van een zaak, van intake tot tenuitvoerlegging, met gedocumenteerde juridische standpunten en vertrouwelijke opvolging van honoraria.
Geen creditcard nodig — je project staat binnen een minuut klaar met het volledige systeem
Zo ziet het systeembord eruit zoals je het ontvangt: workflowkolommen en startkaarten met de eerste stappen
Hoe verloopt het werk in dit systeem?
Elke zaak komt het systeem binnen als kaart in de kolom „Intake”, waar de gegevens van de cliënt, de aard van het geschil, de eerste stukken en de datum van de eerste actie worden vastgelegd. Daarna gaat de kaart naar „Studie en onderzoek”, waar de juridisch medewerkers de relevante wet- en regelgeving en jurisprudentie verzamelen en als bijlagen op de kaart zetten. Na afronding van het onderzoek gaat de kaart naar „Opstellen” voor het schrijven van conclusies, memorie’s en contracten, vervolgens naar „Wacht op zitting/reactie”, waar de zaak wordt opgevolgd met de datum van de volgende zitting of de termijn waarbinnen de instantie moet reageren, en ten slotte naar „Tenuitvoerlegging en afsluiting” zodra de uitspraak is ten uitvoer gelegd of het dossier in der minne is gesloten en het honorarium is voldaan.
De chat is het kanaal voor snelle dagelijkse afstemming tussen partners en juridisch medewerkers — een vraag over een wetsartikel, het regelen van aanwezigheid bij een zitting of het overhandigen van een urgent document. Definitieve juridische standpunten horen niet in de chat thuis; die worden vastgelegd in de rubriek „Besluiten” van het forum, zodat ze bij meningsverschil als referentie blijven dienen. De mededelingen zijn de officiële stem van het kantoor: rondschrijven aan het team, waarschuwingen voor uiterste reactietermijnen richting instanties, en formele berichten aan cliënten zoals wetswijzigingen die hun zaken raken.
De vorderingen beheren de interne financiën vertrouwelijk: het honorarium per zaak en de termijnen die cliënten verschuldigd zijn, plus voorschotten en onkosten per medewerker — alleen wie toegang heeft tot de module kan ze inzien. Zo kent de partner de financiële positie van elke zaak zonder aparte boekhouding. De partner beoordeelt wekelijks de kaarten in „Wacht op zitting/reactie” en keurt opstellingen goed vóór indiening; het secretariaat werkt de vervaldata op de kaarten bij zodra zittingsdata bekend zijn. Zo verstrijkt geen enkele termijn en blijft geen enkele financiële transactie buiten het systeem.
Wie doet wat?
De operationele rollen in dit systeem en de verantwoordelijkheid van elke rol in het dagelijkse werk — wijs ze toe aan je team zoals ze zijn, of pas ze aan naar jullie situatie.
Toezichthoudende partner
Keurt de definitieve opstellingen goed vóór indiening, beoordeelt wekelijks de kaarten in „Wacht op zitting/reactie” en legt belangrijke juridische standpunten vast in het forum.
Juridisch medewerkers
Voeren de studie en het onderzoek uit en schrijven de conceptopstellingen; zij verplaatsen de kaarten tussen de kolommen en voegen de stukken als bijlagen bij elke kaart.
Secretariaat
Registreert nieuwe zaken als kaarten in „Intake”, bewaakt de zittingsdata en werkt de vervaldata bij, en publiceert de rondschrijven van de directie in de mededelingen.
Wat wordt er vanaf dag één voor je klaargezet?
Systeemmodules
- Taken — Een kanbanbord met workflowkolommen en uitvoeringskaarten
- Chat — Het snelle kanaal voor dagelijkse afstemming in het team
- Forum — Gedocumenteerde discussies in georganiseerde secties — beslissingen en kennis gaan nooit verloren
- Mededelingen — De officiële stem van het management — richtlijnen en meldingen die iedereen bereiken
- Betalingen — Intern geld met strikte privacy — betalingen, voorschotten en uitgaven
Forumsecties (4)
- Juridische besluiten en standpuntenVastlegging van de goedgekeurde juridische standpunten per zaak — wat we hebben besloten en waarom — zodat ze niet in de chat verdwijnen.
- Jurisprudentie en wetsreferentiesWetsartikelen en precedenten die het team verzamelt, mét bronvermelding — een permanente referentie voor de juridisch medewerkers.
- DossierbesprekingenDiepgaande discussie over een specifieke zaak wanneer een taakkaart niet volstaat — vermeld het zaaksnummer in de titel van het onderwerp.
- Verbetering van de kantoorprocessenVoorstellen ter verbetering van de procedures en modellen die het kantoor gebruikt.
«Werkafspraken in dit systeem» — Vastgepind op het forum
1) Geen zaak buiten het systeem: elke nieuwe zaak wordt op de dag van binnenkomst als kaart geregistreerd. 2) Een kaart gaat pas naar een volgende kolom als het werk van de vorige kolom is afgerond. 3) Besluiten en juridische standpunten worden vastgelegd in de rubriek „Juridische besluiten en standpunten” — de chat is uitsluitend voor snelle afstemming. 4) De datum van elke zitting wordt zodra die is vastgesteld als vervaldatum op de kaart van de zaak gezet. 5) Honoraria en onkosten worden lopend in de vorderingen geregistreerd.
Welkomstaankondiging: «Welkom bij het systeem van het kantoor»
Dit systeem is vanaf vandaag onze manier van werken: elke zaak is een kaart die van intake tot afsluiting door de kolommen beweegt, en elk belangrijk juridisch besluit wordt vastgelegd in het forum, niet in de chat. Registreer nu de lopende zaken; wie een vraag heeft over de werkwijze vindt die in het vastgezette onderwerp „Werkafspraken” op het forum.
Vergelijkbare systemen
Klaar? Uw eerste project is twee minuten ver
Maak nu uw gratis werkruimte aan en nodig uw team uit vóór het einde van de dag.