Systeem voor een auto-onderdelenwinkel

Werkplaatsen bestellen op onderdeelnummer, niet op naam: elke werkplaatsbestelling komt binnen als kaart in de kolom “Bestelling” met het onderdeelnummer of het chassisnummer en het autotype. De magazijnbeheerder verplaatst de kaart naar “Onderdeelcontrole”, waar hij het nummer afzet tegen de voorraad of de goedgekeurde alternatieven — origineel en aftermarket; als het onderdeel beschikbaar is, gaat de kaart naar “Beschikbaarstelling” om klaar te maken, en zo niet, dan blijft hij in “Onderdeelcontrole” tot het alternatief met de klant is goedgekeurd of de bestelling wordt afgewezen. Na het klaarmaken gaat de kaart naar “Levering” tot de werkplaats haar heeft ontvangen; daarna worden de facturen van de maand verzameld in “Maandafrekening”, apart per werkplaats, en afgesloten in “Incasso” bij betaling.

De chat verbindt de werkplaatsverkoop met de magazijnbeheerder: een onderdeelnummer bevestigen aan de hand van een foto die een monteur stuurt, een vraag over het verschil tussen een origineel en een aftermarketalternatief, of een spoedbestelling van een werkplaats voor een auto op de brug die niet kan wachten. De definitieve afspraak over nummer, prijs en alternatief wordt op de kaart vastgelegd, zodat de factuur bij de maandafrekening niet afwijkt van de bestelling.

Openstaande posten beheert de maandrekeningen van de werkplaatsen — de vorderingen per werkplaats met kredietlimieten en betaaldata — en de verplichtingen aan de onderdeelleveranciers. Zo weet de winkel per werkplaats wie op tijd betaalt en wie zijn limiet overschrijdt, en stopt hij handelen op rekening met de achterblijvers voordat de vorderingen zich opstapelen.