Systeem voor een winkel met handgemaakte producten
Een ambachtelijke maker die eigen producten maakt en verkoopt, met productie op bestelling.
Van de maatwerkbestelling van de klant tot de foto van het stuk vóór verzending en de beoordeling erna — elk stuk heeft een compleet dossier.
Geen creditcard nodig — je project staat binnen een minuut klaar met het volledige systeem
Zo ziet het systeembord eruit zoals je het ontvangt: workflowkolommen en startkaarten met de eerste stappen
Hoe verloopt het werk in dit systeem?
Elke maatwerkbestelling komt binnen als kaart in de kolom “Bestelling”, met de volledige specificaties van het stuk: afmetingen, kleuren, gravure en de afgesproken leveringsdatum. De maker verplaatst de kaart naar “Productie” zodra het werk begint; daar blijft hij tot het stuk klaar is. Daarna gaat hij naar “Foto voor de klant”: het stuk wordt vóór verzending gefotografeerd en de klant wordt om goedkeuring of aanpassingen gevraagd. Na akkoord verhuist de kaart naar “Verzending”, daarna naar “Beoordeling” om de mening van de klant na levering vast te leggen, en tot slot naar “Facturatie” om de financiële verplichting af te sluiten.
De chat tussen maker en assistent is voor de dagelijkse afstemming: beschikbaarheid van grondstoffen, een spoedbestelling die voorgaat, of een vraag over een onduidelijke specificatie in de bestelling. De regel is dat goedgekeurde specificaties en wijzigingen van de klant op de kaart zelf worden vastgelegd — de chat is voor afstemming, de kaart is de referentie bij elk verschil.
In Openstaande posten worden de kosten van de grondstoffen per bestelling en de verzendkosten vastgelegd, en de nog te innen bedragen van klanten die bij levering of in termijnen betalen. Zo kent de maker de winstmarge van elk stuk precies en bepaalt hij toekomstige prijzen op basis van cijfers, niet van aannames.
Wie doet wat?
De operationele rollen in dit systeem en de verantwoordelijkheid van elke rol in het dagelijkse werk — wijs ze toe aan je team zoals ze zijn, of pas ze aan naar jullie situatie.
De maker
Voert de productie uit en verplaatst kaarten van “Bestelling” naar “Productie”, en noteert op de kaart elke aanpassing die de klant na goedkeuring van de foto vraagt.
Productieassistent
Bereidt de grondstoffen voor elke bestelling voor en bepaalt de dagelijkse productieprioriteiten, en houdt de kolom “Foto voor de klant” in de gaten zodat goedkeuringen niet blijven liggen en kant-en-klare stukken zich opstapelen.
Verantwoordelijke verzending en communicatie
Fotografeert de stukken vóór verzending en stuurt ze ter goedkeuring naar de klanten, verpakt en verzendt, en volgt de beoordelingen en het sluiten van de facturen.
Wat wordt er vanaf dag één voor je klaargezet?
Systeemmodules
- Taken — Een kanbanbord met workflowkolommen en uitvoeringskaarten
- Chat — Het snelle kanaal voor dagelijkse afstemming in het team
- Betalingen — Intern geld met strikte privacy — betalingen, voorschotten en uitgaven
Vergelijkbare systemen
Klaar? Uw eerste project is twee minuten ver
Maak nu uw gratis werkruimte aan en nodig uw team uit vóór het einde van de dag.