Compleet systeem voor een webwinkel
Een webwinkel met producten en dagelijkse bestellingen, gerund door een klein team dat de hele operatie beheert.
De hele operationele dag op één bord: van nieuwe bestelling tot verzending, retouren en het dagrapport.
Geen creditcard nodig — je project staat binnen een minuut klaar met het volledige systeem
Zo ziet het systeembord eruit zoals je het ontvangt: workflowkolommen en startkaarten met de eerste stappen
Hoe verloopt het werk in dit systeem?
Elke bestelling komt binnen als kaart in de kolom “Nieuwe bestelling”, met de gegevens van de klant, de producten en de betaalmethode. De bestelcoördinator bekijkt de instroom ’s ochtends en controleert met de voorraadbeheerder of alle artikelen beschikbaar zijn. Daarna gaat de kaart naar “Inpakken”, waar de bestelling wordt verpakt en het verzendlabel wordt toegevoegd, en vervolgens naar “Verzending” met de naam van de vervoerder en het track-en-tracenummer. Zodra de bezorging is bevestigd, verhuist de kaart naar “Voltooid”. Komt de bestelling om welke reden dan ook terug, dan gaat hij naar “Retour”, met de retourreden en het besluit over de vergoeding. Aan het einde van de dag worden alle cijfers samengevat in de kaart “Dagrapport”: nieuwe, verzonden, voltooide en geretourneerde bestellingen.
De chat is het kanaal voor snelle afstemming gedurende de dag: een vraag over de beschikbaarheid van een product, een onvolledig klantadres of een probleem met een verzendlabel — snelle beslissingen die geen archivering nodig hebben. Besluiten over acties en kortingen en hun start- en einddata worden daarentegen door de winkelmanager in de aankondigingen gepubliceerd, zodat het hele team met dezelfde prijzen en boodschappen werkt; een actie die alleen in de chat is genoemd, geldt niet.
Openstaande posten beheert vertrouwelijk het interne geld van de winkel: te betalen leveranciersfacturen volgens betalingsschema’s, de wekelijkse kosten van vervoerders en de dagelijkse operationele uitgaven zoals verpakkings- en verbruiksmateriaal. Zo weet de winkelmanager zijn verplichtingen al voordat de omzet binnen is, en ziet hij de netto dagopbrengst zonder losse spreadsheets.
Wie doet wat?
De operationele rollen in dit systeem en de verantwoordelijkheid van elke rol in het dagelijkse werk — wijs ze toe aan je team zoals ze zijn, of pas ze aan naar jullie situatie.
Winkelmanager
Houdt ’s ochtends en ’s avonds toezicht op het bord, keurt acties en kortingen goed en kondigt ze aan in de aankondigingen, en beoordeelt wekelijks de kolom “Retour” en de redenen daarvoor om de oorzaak van problemen aan te pakken.
Bestelcoördinator
Ontvangt de bestellingen in “Nieuwe bestelling” en begeleidt ze via de kolommen tot “Voltooid”, voegt verzendlabels aan de kaarten toe en volgt vertragingsgevallen met de vervoerders.
Voorraadbeheerder
Werkt de aantallen artikelen bij en meldt in de chat als een artikel bijna op is; ontvangt de retouren uit de kolom “Retour” en beslist of ze terug de voorraad in gaan of worden afgeboekt.
Medewerker klantenservice
Volgt klantbeoordelingen en klachten over vertragingen, en legt retourredenen nauwkeurig op de kaarten vast voor het dagelijkse rapport van de winkelmanager.
Wat wordt er vanaf dag één voor je klaargezet?
Systeemmodules
- Taken — Een kanbanbord met workflowkolommen en uitvoeringskaarten
- Chat — Het snelle kanaal voor dagelijkse afstemming in het team
- Mededelingen — De officiële stem van het management — richtlijnen en meldingen die iedereen bereiken
- Betalingen — Intern geld met strikte privacy — betalingen, voorschotten en uitgaven
Welkomstaankondiging: «Welkom bij het winkelsysteem»
Vanaf vandaag is elke bestelling een kaart die via de kolommen van “Nieuwe bestelling” naar “Voltooid” of “Retour” beweegt; geen bestelling wordt meer in privégesprekken geregeld. Besluiten over acties en kortingen verschijnen uitsluitend hier in de aankondigingen, en snelle afstemming loopt via de chat. Begin nu met het registreren van de binnengekomen bestellingen van vandaag en sluit je dag af met het dagrapport.
Vergelijkbare systemen
Klaar? Uw eerste project is twee minuten ver
Maak nu uw gratis werkruimte aan en nodig uw team uit vóór het einde van de dag.