Systeem voor een leverancier van winkels (klein B2B)
Een distributeur die buurtwinkels en kleine restaurants bevoorraadt met periodieke leveringen en leveringscontracten.
Van potentiële klant tot leveringscontract, wekelijkse levering en inning — de vorderingen op klanten op één plek.
Geen creditcard nodig — je project staat binnen een minuut klaar met het volledige systeem
Zo ziet het systeembord eruit zoals je het ontvangt: workflowkolommen en startkaarten met de eerste stappen
Hoe verloopt het werk in dit systeem?
Elke beoogde buurtwinkel of elk restaurant komt binnen als kaart in de kolom “Klant” met zijn activiteit en verwachte wekelijkse behoefte. De verkoper stelt de offerte op en de kaart gaat naar “Offerte”; bij overeenstemming wordt de overeenkomst getekend en gaat de kaart naar “Contract” met de leveringsvoorwaarden, prijzen en het leveringsschema. Daarna leeft de kaart in “Wekelijkse levering”: elke levering wordt met aantallen en artikelen op de kaart geregistreerd. Aan het einde van de facturatiecyclus gaat hij naar “Incasso” tot de factuur is voldaan, en vervolgens naar “Beoordeling” om de betrouwbaarheid en tevredenheid van de klant te beoordelen vóór contractverlenging.
De chat verbindt de leveringscoördinator, het magazijn en de chauffeurs: een aantal-aanpassing in de levering van morgen, een klant die een leveringsmoment afzegt, of een melding dat een artikel niet beschikbaar is en een door de klant goedgekeurd alternatief nodig heeft. Afgesproken wijzigingen worden op de kaart genoteerd, zodat de factuur exact overeenkomt met wat werkelijk is geleverd en de cijfers bij de inning niet afwijken.
Openstaande posten is het hart van dit systeem: de te innen facturen van de wekelijkse leveringen per klant, de inkopen van het bedrijf bij zijn eigen leveranciers en de ouderdom van de vorderingen per rekening. Zo weet de eigenaar wie betaalt en wie achterloopt voordat de achterstand een verlies wordt, en bepaalt hij kredietlimieten op cijfers in plaats van indrukken.
Wie doet wat?
De operationele rollen in dit systeem en de verantwoordelijkheid van elke rol in het dagelijkse werk — wijs ze toe aan je team zoals ze zijn, of pas ze aan naar jullie situatie.
Verkoper
Werft nieuwe klanten en stelt offertes op, onderhandelt over contracten en legt de voorwaarden op de kaart vast, en beoordeelt “Beoordeling” vóór elke contractverlenging.
Leveringscoördinator
Beheert de kolom “Wekelijkse levering”: bereidt de leveringen voor en plant de chauffeurs, en registreert elke levering direct met aantallen op de kaart van de klant.
Incassoverantwoordelijke
Volgt de kolom “Incasso”: verzendt de facturen op tijd, bewaakt de ouderdom van de vorderingen in Openstaande posten en stemt met verkoop af vóór elke verlenging voor een klant met betalingsachterstand.
Wat wordt er vanaf dag één voor je klaargezet?
Systeemmodules
- Taken — Een kanbanbord met workflowkolommen en uitvoeringskaarten
- Chat — Het snelle kanaal voor dagelijkse afstemming in het team
- Betalingen — Intern geld met strikte privacy — betalingen, voorschotten en uitgaven
Vergelijkbare systemen
Klaar? Uw eerste project is twee minuten ver
Maak nu uw gratis werkruimte aan en nodig uw team uit vóór het einde van de dag.