Systeem voor een boekhandel
Een boekhandel met steeds wisselende titels en speciale bestellingen van klanten en scholen.
Elke titel heeft een traject: de klantaanvraag, levering door uitgevers, presentatie, verkoop en herbestelling vanuit de voorraad.
Geen creditcard nodig — je project staat binnen een minuut klaar met het volledige systeem
Zo ziet het systeembord eruit zoals je het ontvangt: workflowkolommen en startkaarten met de eerste stappen
Hoe verloopt het werk in dit systeem?
De ruggengraat is de titel: klantverzoeken voor titels die niet op voorraad zijn, komen als kaarten binnen in “Titelaanvraag” met de naam en contactgegevens van de klant. De inkoopverantwoordelijke zoekt ze bij uitgevers en distributeurs en verplaatst ze naar “Levering” tot de exemplaren aankomen, daarna naar “Presentatie” zodra ze in het schap staan en de klant bericht van de aankomst krijgt. De dagelijkse verkoop wordt gevolgd in “Verkoop”, en de saldi in “Voorraad” met kaarten voor titels die op basis van hun rotatie herbesteld moeten worden. Zodra er een passende hoeveelheid is verzameld, opent de inkoopverantwoordelijke een gebundelde kaart “Uitgeversbestelling” per uitgever met diens titels en aantallen.
De chat verbindt de boekhandelbeheerder, verkoop en inkoop: een klantvraag over een titel, een exemplaar opzij leggen voor een vaste klant, of het afstemmen van een grote schoolbestelling met een lesmateriaallijst. Inkoopbesluiten, uitgeversprijzen en voorwaarden worden vastgelegd op de kaart “Uitgeversbestelling”, zodat ze niet verdwijnen in gesprekken en als referentie blijven bij ontvangst.
Openstaande posten beheert de rekeningen van uitgevers en distributeurs — inkoopfacturen, betalingsvoorwaarden en kortingen — en legt de nog te innen verkopen van speciale en schoolbestellingen vast. Zo weet de boekhandel precies wat hij aan elke uitgever verschuldigd is vóór de vervaldatums.
Wie doet wat?
De operationele rollen in dit systeem en de verantwoordelijkheid van elke rol in het dagelijkse werk — wijs ze toe aan je team zoals ze zijn, of pas ze aan naar jullie situatie.
Boekhandelbeheerder
Beheert alle kolommen en weet waar elke titel staat en wat het saldo is, en beslist welke titels herbesteld worden op basis van de verkoopbeweging en opgehoopte klantverzoeken.
Verkoopmedewerker
Ontvangt klantverzoeken en registreert ze in “Titelaanvraag”, informeert klanten over de aankomst van hun reserveringen en volgt de dagelijkse verkoop en schoolbestellingen.
Inkoopverantwoordelijke
Houdt contact met uitgevers en distributeurs, begeleidt kaarten van “Levering” naar “Uitgeversbestelling” en legt hun facturen en betalingsvoorwaarden vast in Openstaande posten.
Wat wordt er vanaf dag één voor je klaargezet?
Systeemmodules
- Taken — Een kanbanbord met workflowkolommen en uitvoeringskaarten
- Chat — Het snelle kanaal voor dagelijkse afstemming in het team
- Betalingen — Intern geld met strikte privacy — betalingen, voorschotten en uitgaven
Vergelijkbare systemen
Klaar? Uw eerste project is twee minuten ver
Maak nu uw gratis werkruimte aan en nodig uw team uit vóór het einde van de dag.