Systeem voor gebouwenonderhoudsbedrijven
Gebouwenonderhoudsbedrijven met periodieke contracten voor installaties, dagelijkse storingen en technische veldteams.
De storingsmelding als kaart van ontvangst tot facturatie, met een bewaakte responstijd en een voor klanten gepubliceerde preventieve onderhoudsplanning.
Geen creditcard nodig — je project staat binnen een minuut klaar met het volledige systeem
Zo ziet het systeembord eruit zoals je het ontvangt: workflowkolommen en startkaarten met de eerste stappen
Hoe verloopt het werk in dit systeem?
Elke melding komt binnen als kaart in „Melding” — van de klant of vanuit de preventieve onderhoudsplanning — met vastlegging van locatie, omschrijving en prioriteit. De storingscoördinator stuurt de juiste monteur, waarna de kaart naar „Diagnose” gaat, waar de monteur de storing onderzoekt en de benodigde onderdelen en de geraamde kosten bepaalt. Daarna „Reparatie” na akkoord van de klant als de reparatie buiten het contract valt, vervolgens „Verificatie klant”, waar de klant bevestigt dat de storing is verholpen en op de kaart reageert, en ten slotte „Afsluiting en facturatie” met het opstellen van de factuur of het afschrijven van het bezoek op het periodieke contract.
De chat coördineert de bewegingen van de monteurs: de storingscoördinator geeft een adres door of vraagt een monteur naar een onderdeel in zijn bus, en de monteur uploadt foto’s van vóór en na vanaf de locatie. De mededelingen dragen de preventieve onderhoudsplanning voor klanten: de data van de komende periodieke bezoeken per installatie worden vooraf gepubliceerd zodat klanten hun locaties kunnen gereedmaken, plus elke officiële aankondiging over gewijzigde contractsprijzen of werktijden in seizoenen en feestdagen.
De vorderingen registreren de monteursloonkosten en vervangingsonderdelen per melding, zodat het bedrijf de marge van elk onderhoudscontract afzonderlijk kent — een contract dat onderdelen en bezoeken vreet, wordt bij verlenging opnieuw geprijsd met gedocumenteerde cijfers. De storingscoördinator bewaakt de kaarten in „Melding” en „Diagnose” elk uur, want de responstijd is de graadmeter van tevredenheid in de contracten; een spoedmelding gaat met een duidelijke prioriteitsmarkering vóór op de wachtrij, zichtbaar voor iedereen.
Wie doet wat?
De operationele rollen in dit systeem en de verantwoordelijkheid van elke rol in het dagelijkse werk — wijs ze toe aan je team zoals ze zijn, of pas ze aan naar jullie situatie.
Storingscoördinator
Ontvangt de meldingen en verdeelt ze over de monteurs op specialisme en locatie, bewaakt de responstijd op de kaarten in „Melding” en „Diagnose” en escaleert spoedgevallen direct.
Veldmonteurs
Diagnosticeren storingen en voeren reparaties uit, uploaden foto’s van vóór en na op de kaart en documenteren de vervangen onderdelen voor de facturatie.
Contractverantwoordelijke
Beheert de preventieve onderhoudsplanning en publiceert de data in de mededelingen, en bewaakt de klanttevredenheid in „Verificatie klant” en de contractverlengingen.
Wat wordt er vanaf dag één voor je klaargezet?
Systeemmodules
- Taken — Een kanbanbord met workflowkolommen en uitvoeringskaarten
- Chat — Het snelle kanaal voor dagelijkse afstemming in het team
- Mededelingen — De officiële stem van het management — richtlijnen en meldingen die iedereen bereiken
- Betalingen — Intern geld met strikte privacy — betalingen, voorschotten en uitgaven
Welkomstaankondiging: «Welkom bij het onderhoudssysteem»
Vanaf vandaag is elke melding een kaart die van ontvangst tot afsluiting en facturatie beweegt, en is onze responstijd voor iedereen zichtbaar op het bord. Registreer de meldingen van vandaag en de lopende onderhoudscontracten, en publiceer het schema van de komende preventieve bezoeken in de mededelingen zodat klanten hun locaties kunnen gereedmaken.
Vergelijkbare systemen
Klaar? Uw eerste project is twee minuten ver
Maak nu uw gratis werkruimte aan en nodig uw team uit vóór het einde van de dag.