Systeem voor geïntegreerde aannemingsbedrijven
De hoofdaannemer die parallelle projecten op verschillende locaties uitvoert met onderaannemers en veldpersoneel.
Elke bouwlocatie op één bord van vergunningen tot definitieve oplevering, met gedocumenteerde wijzigingsopdrachten en strikt vertrouwelijke declaraties en voorschotten.
Geen creditcard nodig — je project staat binnen een minuut klaar met het volledige systeem
Zo ziet het systeembord eruit zoals je het ontvangt: workflowkolommen en startkaarten met de eerste stappen
Hoe verloopt het werk in dit systeem?
Elke bouwlocatie is een zelfstandig project op het bord: de kaarten beginnen in „Vergunningen” met het aanvragen van de bouwvergunning en de goedkeuringen van instanties en civiele bescherming, en gaan daarna naar „Locatie-inrichting” voor de eerste voorzieningen — kantoren, huisvesting, tijdelijk water en elektra en het beveiligen van de locatie. Vervolgens gaan de werkposten in „Uitvoering” fase voor fase van graafwerk en fundering tot de afwerking; elke post is een kaart met hoeveelheden en dagelijkse foto’s. Daarna volgt „Voorlopige oplevering” met het opnameverslag en de puntlijst, en ten slotte „Definitieve oplevering” na het wegwerken van de punten en het doorlopen van de eerste garantieperiode.
De chat verbindt kantoor en bouwplaats: een spoedaanvraag voor materiaal, een vraag over een tekening of een dagelijks fotoreport van de veldopzichter. Engineeringbeslissingen en wijzigingsopdrachten — een aangepaste tekening of een gewijzigde post in overleg met de opdrachtgever — worden daarentegen in het forum gedocumenteerd met nummer, reden en gevolgen voor kosten en doorlooptijd, want dat is de enige referentie bij het goedkeuren van declaraties en bij elk later geschil met opdrachtgever of onderaannemer.
De mededelingen zijn de stem van de directie naar alle locaties: bindende veiligheidsrichtlijnen, seizoenswaarschuwingen zoals de werkorganisatie in de ramadan of bij stofstormen, en nieuwe aanwijzingen van overheidsinstanties. De vorderingen beheren de financiën strikt vertrouwelijk: declaraties van onderaannemers bij elke goedgekeurde fase, voorschotten aan arbeiders en hun inhoudingen — alleen de projectmanager en de boekhouder hebben inzage. Zo kent het kantoor de werkelijke kosten van elke locatie dag voor dag, niet pas aan het einde van het project.
Wie doet wat?
De operationele rollen in dit systeem en de verantwoordelijkheid van elke rol in het dagelijkse werk — wijs ze toe aan je team zoals ze zijn, of pas ze aan naar jullie situatie.
Projectmanager
Verantwoordelijk voor zijn locatie in zijn geheel, verplaatst de kaarten door de fasen, keurt wijzigingsopdrachten goed en documenteert ze in het forum, en dient het wekelijkse voortgangsrapport in bij de directie.
Engineers en veldopzichters
Volgen dagelijks de uitvoering van de posten, uploaden voortgangsfoto’s en uitgevoerde hoeveelheden bij de kaarten en signaleren afwijkingen voordat ze escaleren.
Declaratieboekhouder
Toetst de declaraties van onderaannemers aan de goedgekeurde hoeveelheden, registreert voorschotten en inhoudingen in de vorderingen en bereidt de declaraties voor de opdrachtgever voor.
Vergunningencoördinator
Bewaakt de bouwvergunningen en de vergunningen en verlengingen van instanties in „Vergunningen” en staat geen start van een locatie toe voordat het dossier compleet is.
Wat wordt er vanaf dag één voor je klaargezet?
Systeemmodules
- Taken — Een kanbanbord met workflowkolommen en uitvoeringskaarten
- Chat — Het snelle kanaal voor dagelijkse afstemming in het team
- Forum — Gedocumenteerde discussies in georganiseerde secties — beslissingen en kennis gaan nooit verloren
- Mededelingen — De officiële stem van het management — richtlijnen en meldingen die iedereen bereiken
- Betalingen — Intern geld met strikte privacy — betalingen, voorschotten en uitgaven
Forumsecties (4)
- Wijzigingsopdrachten en engineeringbeslissingenElke wijziging aan tekeningen of posten met nummer, reden en gevolgen voor kosten en doorlooptijd — de referentie voor declaraties en geschillen.
- Veiligheid op de locatiesVeiligheidsopmerkingen, bijna-ongevallen en de goedgekeurde preventieve maatregelen op onze locaties.
- Onderaannemers en leveranciersBeoordeling van de prestaties en betrouwbaarheid van onderaannemers en leveranciers — te raadplegen vóór elk nieuw contract.
- Referentietekeningen en -documentenDe goedgekeurde versies van tekeningen, hoeveelhedenstaten en modelcontracten.
«Werkafspraken in dit systeem» — Vastgepind op het forum
1) Geen locatie buiten het systeem: elk project wordt vanaf de vergunningsfase als kaarten geregistreerd. 2) Dagelijkse voortgangsfoto’s worden vóór het einde van elke dienst op de postkaarten geüpload. 3) Wijzigingsopdrachten worden niet mondeling uitgevoerd: ze worden vóór uitvoering met hun gevolgen gedocumenteerd in de rubriek „Wijzigingsopdrachten en engineeringbeslissingen”. 4) Een declaratie van een onderaannemer wordt pas goedgekeurd na toetsing aan hoeveelheden die met foto’s op de kaarten zijn gedocumenteerd. 5) Voorschotten en inhoudingen worden op de dag van uitbetaling in de vorderingen geregistreerd en niet uitgesteld tot de maandvereffening.
Welkomstaankondiging: «Welkom bij het locatiesysteem»
Vanaf vandaag werkt elke locatie op dit bord van vergunningen tot definitieve oplevering, wordt elke wijzigingsopdracht in het forum gedocumenteerd met nummer en gevolgen, en staan elke declaratie en elk voorschot volledig vertrouwelijk in de vorderingen. Registreer de lopende locaties met hun werkelijke fase; wie een vraag heeft over de werkwijze vindt die in het vastgezette onderwerp „Werkafspraken” op het forum.
Vergelijkbare systemen
Klaar? Uw eerste project is twee minuten ver
Maak nu uw gratis werkruimte aan en nodig uw team uit vóór het einde van de dag.