Systeem voor afbouw- en interieurbedrijven

Elke unit — villa, kantoor of winkel — is een kaart die begint in „Inspectie” met een locatiebezoek en het uploaden van maten, foto’s en de gedetailleerde wensen van de klant. Daarna gaat de kaart naar „Offerte”, waar het werk post voor post wordt gecalculeerd, de offerte naar de klant wordt gestuurd en de reactie wordt opgevolgd. Na ondertekening gaat de kaart naar „Planning” voor de verdeling van de teams elektriciteit, sanitair, schilderwerk en timmerwerk over de tijdsplanning, daarna naar „Uitvoering”, waar de teams post voor post werken en de dagelijkse voortgangsfoto’s op de kaart worden gedocumenteerd, vervolgens naar „Opmerkingen klant” na de eerste opleverronde, en ten slotte naar „Oplevering” na het wegwerken van de opmerkingen en het tekenen van het opleveringsverslag.

De chat is de dagelijkse hartslag van de locatie: de voorman uploadt elke avond de voortgangsfoto’s, de uitvoeringsmanager stuurt de teams aan en lost de onderlinge drukte op — schilderen vóór gips of vertraagd timmerwerk dat het schilderwerk blokkeert — en diezelfde dagelijkse foto’s zijn het bewijs van uitvoering bij elke opmerking van de klant. De mededelingen brengen klanten officieel wat hen aangaat: bevestiging van startdata van units en het gereedmaken van locaties vóór de komst van de teams; en voor de teams de richtlijnen voor kwaliteit en veiligheid en het beleid voor omgang met klanten op hun locaties.

De vorderingen registreren de voorschotten van de teams en de dagelijkse kosten voor materiaal en transport op elke kaart, zodat de werkelijke kosten van elke unit vóór oplevering zichtbaar zijn en niet erna. De uitvoeringsmanager beoordeelt ’s ochtends de kaarten in „Uitvoering” en vergelijkt ze met de planning; een kaart gaat pas naar „Opmerkingen klant” na een interne ronde waarin de voorman bevestigt dat de posten daadwerkelijk af zijn — de ronde met de klant is voor de laatste formaliteiten, niet om gebreken te ontdekken.