Systeem voor een autoverhuurbedrijf
Autoverhuurbedrijven die een wagenpark beheren met dagelijkse reserveringen, retourinspecties en onderhoud.
De status van elke auto moment voor moment van “Beschikbaar” tot “Uitgeleend” en terug, met huurpenningen, waarborgsommen en verkeersboetes op één plek.
Geen creditcard nodig — je project staat binnen een minuut klaar met het volledige systeem
Zo ziet het systeembord eruit zoals je het ontvangt: workflowkolommen en startkaarten met de eerste stappen
Hoe verloopt het werk in dit systeem?
Elke auto in het wagenpark is een permanente kaart die door de kolommen beweegt naar gelang de werkelijke status. In “Beschikbaar” is de auto boekbaar zodra inspectie en reiniging zijn afgerond; de kaart gaat naar “Gereserveerd” zodra een klantboeking is bevestigd met klantgegevens, huurperiode en bedrag, en daarna naar “Uitgeleend” bij overhandiging van de sleutel met een staatsprotocol dat kilometerstand, brandstofniveau en bestaande krassen met foto’s vastlegt.
Bij terugkomst van de auto komt de kaart in “Retour” om de staat af te stemmen op het uitgifteprotocol en eventuele extra kilometers of vertraging te berekenen; daarna “Inspectie” voor technische keuring en reiniging. Is de auto in orde, dan gaat hij direct terug naar “Beschikbaar”; is werk nodig, dan gaat de kaart naar “Onderhoud” en komt daar pas uit met goedkeuring van de wagenparkbeheerder. Zo wordt nooit een onklaar voertuig geboekt, want de status op het bord is de enige referentie.
De chat verbindt receptie, werkplaats en wagenparkbeheerder: een klant die verlenging vraagt, een auto die te laat terug is, een plotselinge storing tijdens de huur. Vorderingen beheert vertrouwelijk het geld van de activiteit: verschuldigde en geïnde huurpenningen, waarborgsommen en wat ervan wordt terugbetaald, verkeersboetes die op de huurder worden geboekt tot hij ze betaalt, en onderhoudskosten per auto — zo staat de opbrengst van elke auto tegenover de werkelijke kosten.
Wie doet wat?
De operationele rollen in dit systeem en de verantwoordelijkheid van elke rol in het dagelijkse werk — wijs ze toe aan je team zoals ze zijn, of pas ze aan naar jullie situatie.
Wagenparkbeheerder
Keurt de inzetbaarheid van auto’s goed na inspectie en onderhoud, verdeelt de reserveringen evenwichtig over het wagenpark en beoordeelt de opbrengst per auto in Vorderingen.
Medewerker receptie & uitgifte
Maakt reserveringen en verplaatst kaarten, documenteert uitgifte- en retourprotocollen met foto’s en tellerstanden en neemt verlengingsverzoeken aan.
Onderhoudsmonteur
Keurt teruggekomen auto’s in “Inspectie”, voert de kaarten in “Onderhoud” uit en documenteert reparaties en kosten op de kaart.
Boekhouder
Volgt de inning van huurpenningen en waarborgsommen en boekt boetes op huurders en vordert ze in Vorderingen.
Wat wordt er vanaf dag één voor je klaargezet?
Systeemmodules
- Taken — Een kanbanbord met workflowkolommen en uitvoeringskaarten
- Chat — Het snelle kanaal voor dagelijkse afstemming in het team
- Betalingen — Intern geld met strikte privacy — betalingen, voorschotten en uitgaven
Vergelijkbare systemen
Klaar? Uw eerste project is twee minuten ver
Maak nu uw gratis werkruimte aan en nodig uw team uit vóór het einde van de dag.