Compleet systeem voor een pakketbezorgbedrijf

Elk pakket komt het systeem binnen als kaart in de kolom “Pakket” zodra het is ontvangen van de klant of het verzamelpunt, met daarop de gegevens van de ontvanger, het adres, het trackingnummer en het te innen bedrag bij levering indien van toepassing. Het pakket gaat daarna naar “Sorteren”, waar de coördinatoren het op regio sorteren en verdelen over de dagelijkse routes van de chauffeurs, en vervolgens naar “Bij de chauffeur” zodra het daadwerkelijk in het voertuig is geladen, met de verwachte bezorgtijd op de kaart.

Bij een geslaagde bezorging verplaatst de chauffeur de kaart naar “Bezorgd” en voegt hij de handtekening van de ontvanger of een foto als bewijs toe. Lukt de bezorging niet of weigert de klant de ontvangst, dan gaat de kaart naar “Retour” met een gedocumenteerde reden, zodat het pakket opnieuw kan worden ingepland of teruggaat naar de afzender. De chat is de hele dag het kanaal van chauffeurs en coördinatoren: een klant die niet opneemt, een onduidelijk adres, een verzoek om de bezorging uit te stellen — alles wordt direct geregeld zonder mislukte telefoontjes.

Vorderingen beheert vertrouwelijk het gevoelige geld: de contante inningen die elke chauffeur onderweg bij zich heeft, en de waarde van verloren of beschadigde zendingen met de inhoudingen en verrekeningen daarop. Aan het einde van elke dag worden de afgeronde kaarten overgebracht naar “Dagrapport”, waar de operationeel leidinggevende de cijfers voor bezorging, retouren en inningen controleert en de dagafsluiting goedkeurt. Zo wordt het bord een operationeel dossier dat erop kan worden nageslagen bij elke claim of elk geschil met een klant.