Systeem voor een douane-expediteur
Douane-expediteurs die inkomende zendingen afhandelen met documenten, aangiftes, heffingen en vrijgave.
Het traject van de zending van documenten naar aangifte, inspectie, heffingen, vrijgave en levering — met strikte scheiding tussen het geld van de klant en dat van het kantoor.
Geen creditcard nodig — je project staat binnen een minuut klaar met het volledige systeem
Zo ziet het systeembord eruit zoals je het ontvangt: workflowkolommen en startkaarten met de eerste stappen
Hoe verloopt het werk in dit systeem?
Elke inkomende zending komt binnen als kaart in “Documenten”, waarop het cognossement, de factuur, het certificaat van oorsprong en de papieren van de klant worden verzameld. Wat ontbreekt, wordt vastgesteld en via de chat bij de klant opgevraagd. Na afronding registreert de erkende declarant de douaneaangifte en gaat de kaart naar “Aangifte” — en naar “Inspectie” als de zending voor controle is geselecteerd; de opvolgmedewerker bewaakt dan de inspectiedatum en de uitslag en uploadt het proces-verbaal op de kaart.
Na de inspectie gaat de kaart naar “Heffingen”, waar de douanerechten worden voldaan en het bedrag plus betaalbewijs wordt gedocumenteerd; daarna naar “Vrijgave” zodra de definitieve toestemming is afgegeven, en naar “Levering” wanneer de zending de haven verlaat en aan de klant of de erkende vervoerder wordt overgedragen. Tot slot wordt de cyclus afgesloten in “Facturatie” met de honoraria van het kantoor voor de zending.
Vorderingen vormt de financiële ruggengraat van het kantoor: de namens elke klant voorgeschoten rechten worden gescheiden van de expeditiehonoraria geboekt, en ontvangen en openstaande betalingen worden vertrouwelijk gevolgd — alleen geautoriseerden hebben inzage. De chat dient voor snelle afstemming met havenvertegenwoordigers, vervoerders en klanten: een ontbrekend document, een verplaatste inspectie, een zending die klaarstaat om uit te klaren.
Wie doet wat?
De operationele rollen in dit systeem en de verantwoordelijkheid van elke rol in het dagelijkse werk — wijs ze toe aan je team zoals ze zijn, of pas ze aan naar jullie situatie.
Erkend declarant
Keurt de douaneaangiftes goed en ondertekent ze, volgt “Inspectie” en “Vrijgave” en beslist over elk tarief- of waarderingsgeschil met de autoriteiten.
Opvolgmedewerkers
Verzamelen de documenten en verplaatsen de kaarten tussen de kolommen, bewaken inspectiedata en uploaden processen-verbaal en bewijsstukken op elke kaart.
Klantcoördinator
Neemt nieuwe zendingen aan, informeert klanten via de chat over ontbrekende stukken en voortgang en plant de levering na vrijgave.
Boekhouder
Boekt de namens klanten voldane rechten, honoraria en betalingen in Vorderingen en stelt de facturen op in “Facturatie”.
Wat wordt er vanaf dag één voor je klaargezet?
Systeemmodules
- Taken — Een kanbanbord met workflowkolommen en uitvoeringskaarten
- Chat — Het snelle kanaal voor dagelijkse afstemming in het team
- Betalingen — Intern geld met strikte privacy — betalingen, voorschotten en uitgaven
Vergelijkbare systemen
Klaar? Uw eerste project is twee minuten ver
Maak nu uw gratis werkruimte aan en nodig uw team uit vóór het einde van de dag.