Systeem voor een zwaarwegtransportbedrijf

Elke rit begint als kaart in “Rit” met de naam van de klant, het type lading, het vertrekpunt, de bestemming en de contractueel afgesproken levertijd. De kaart gaat naar “Laden”, waar de wagenparkbeheerder het gewicht van de lading en het ontvangstprotocol van de verlader vastlegt. Daarna blijft de kaart in “Onderweg” zolang de rit duurt — de chauffeur werkt zijn locatie en status bij via de chat — en zodra de lading is gelost en de ontvanger heeft getekend, gaat de kaart naar “Levering”.

Na de levering komt de kaart in “Documenten”, waar de documentencoördinator het getekende afleveringsbewijs en eventuele door de klant gevraagde bijlagen controleert. Pas als het dossier compleet is, gaat de kaart naar “Facturatie” en stelt de boekhouder de factuur op. De kolom “Onderhoud” loopt parallel aan de ritten mee: elke storing die de chauffeur opmerkt en elke periodieke onderhoudsbeurt wordt een eigen kaart die voorkomt dat de vrachtwagen voor een nieuwe rit wordt ingepland tot de kaart is gesloten.

De chat is de communicatielijn tussen de wagenparkbeheerder en de chauffeurs onderweg: een file die de aankomst vertraagt, een acute storing, een gewijzigde lostijd. In Vorderingen staan de vorderingen op klanten per rit en hun betalingen, de onkostenvergoedingen van chauffeurs en de toegediende bedragen per rit, en de diesel- en onderhoudskosten per vrachtwagen — zo kent de beheerder de winstgevendheid van elke rit en elke vrachtwagen zonder losse boekhouding.