Systeem voor de content- en creatieafdeling

Elke contentbehoefte uit welke afdeling dan ook komt binnen als kaart in de kolom „Aanvraag”, in een uniform format: type content, kanaal, gewenste deadline en aanvragende partij. De contentmanager zet de geaccepteerde aanvraag om naar de kolom „Briefing”, waar de invalshoek, de doelgroep en de referenties worden uitgeschreven, en wijst de schrijver en de designer aan. In „Productie” werkt de schrijver aan de tekst en de designer aan het visuele materiaal; beide uploaden hun concepten op de kaart. Daarna gaat de kaart naar „Review”, waar de redacteur de taal en de conformiteit met de briefing controleert en hem zo nodig terugstuurt naar productie. Na goedkeuring gaat de kaart naar „Publicatie” met een vastgelegde datum en kanaal, en eindigt in „Prestatie” met de vastlegging van de engagement na publicatie.

De chat dient voor snelle afstemming tussen schrijvers en designers — een vraag over een briefing of een spoedoplevering vlak voor publicatie. Het forum is de gedocumenteerde referentie van de afdeling: stijl- en toonrichtlijnen, de maandelijkse contentkalender en terugkerende patronen in reviewopmerkingen, zodat dezelfde fouten niet in elk concept terugkomen.

De informatie stroomt in één duidelijke richting: de aanvrager volgt zijn kaart en ontvangt de goedkeuringsmelding, de contentmanager verdeelt de briefings en bewaakt de werkbelasting, de schrijver en de designer leveren op via dezelfde kaart, en de redacteur keurt goed of stuurt terug met concrete opmerkingen. Zo raakt geen aanvraag verloren in een bericht en wordt geen content gepubliceerd zonder review.