Volledig systeem voor de marketingafdeling
De marketingafdeling van een middelgroot bedrijf die meerdere kanalen, campagnes en een jaarbudget beheert.
Van kwartaalplan tot maandrapport voor de directie — een complete marketingcyclus die campagnes koppelt aan budget en meting.
Geen creditcard nodig — je project staat binnen een minuut klaar met het volledige systeem
Zo ziet het systeembord eruit zoals je het ontvangt: workflowkolommen en startkaarten met de eerste stappen
Hoe verloopt het werk in dit systeem?
Elk marketinginitiatief komt binnen als kaart in de kolom „Plan”, binnen het goedgekeurde kwartaalplan; de marketingmanager legt daarin het doel, het kanaal, het geschatte budget en de lanceringsdatum vast. Zodra het initiatief is goedgekeurd, verplaatst de kaart naar „Campagne”, waar de details worden uitgewerkt: doelgroep, boodschappen en tijdschema. Daarna gaat hij naar „Uitvoering”, waar de specialist van elk kanaal zijn materiaal produceert en als bijlage op de kaart uploadt tot alles compleet is. Vervolgens gaat de kaart naar „Meting” om de prestatiecijfers uit de platforms vast te leggen, dan naar „Rapport”, waar de resultaten worden samengevat in het maandrapport voor de directie, en eindigt in „Verbetering” met de lessons learned waarop het plan voor het volgende kwartaal wordt gebouwd.
De chat is het dagelijkse coördinatiekanaal van het team — een publicatiemoment bevestigen of een ontwerp vlak voor de lancering aanpassen. Grote campagnebeslissingen, zoals het goedkeuren van een concept, het stopzetten van een kanaal of het verschuiven van budget, worden vastgelegd op het forum, zodat het team ze kan terugvinden bij het schrijven van het volgende plan. Aankondigingen zijn de stem van de directie en de afdelingsmanager: goedkeuring van het kwartaalplan, updates van de huisstijl en deadlines van maandrapporten bereiken iedereen via één kanaal dat niet verdwijnt in de chat.
Openstaande posten beheert het marketinggeld vertrouwelijk: het budget van elke campagne en wat ervan is uitgegeven, en de vergoedingen van influencers en bureaus — wat is betaald en wat nog openstaat. Alleen geautoriseerden hebben toegang. De marketingmanager kent de financiële verplichtingen van de afdeling van moment tot moment en koppelt elke uitgave aan de kaart van de betreffende campagne, in plaats van losse boekhoudingen naast de workflow te voeren.
Wie doet wat?
De operationele rollen in dit systeem en de verantwoordelijkheid van elke rol in het dagelijkse werk — wijs ze toe aan je team zoals ze zijn, of pas ze aan naar jullie situatie.
Marketingmanager
Bouwt het kwartaalplan met kaarten in de kolom „Plan” en keurt de overgang naar uitvoering goed; beoordeelt de cijfers in „Meting” en tekent het maandrapport af voordat het naar de directie gaat.
Kanaalspecialisten
Elke specialist voert de content voor zijn kanaal uit op de kaarten in „Uitvoering” en legt de prestatiecijfers uit de platforms direct vast in „Meting”.
Specialist betaalde campagnes
Beheert de performancecampagnes op de platforms, boekt de budgetuitgaven in Openstaande posten en stelt de verbeteringen voor die aan het einde van elke cyclus in „Verbetering” terechtkomen.
Coördinator influencers en leveranciers
Volgt de afspraken met influencers en hun opleveringen via de chat en registreert hun vergoedingen en betalingen vertrouwelijk in Openstaande posten.
Wat wordt er vanaf dag één voor je klaargezet?
Systeemmodules
- Taken — Een kanbanbord met workflowkolommen en uitvoeringskaarten
- Chat — Het snelle kanaal voor dagelijkse afstemming in het team
- Forum — Gedocumenteerde discussies in georganiseerde secties — beslissingen en kennis gaan nooit verloren
- Mededelingen — De officiële stem van het management — richtlijnen en meldingen die iedereen bereiken
- Betalingen — Intern geld met strikte privacy — betalingen, voorschotten en uitgaven
Forumsecties (4)
- CampagnebeslissingenVastlegging van beslissingen over het goedkeuren of stopzetten van campagnes of het verschuiven van budgetten — wat is besloten, waarom en wanneer.
- Resultaten en metingBespreking van de campagnecijfers na elke meetronde en wat ze betekenen voor het komende plan.
- Ideeën en initiatievenCampagne- en contentideeën van elk teamlid; goedgekeurde ideeën worden een kaart in de kolom „Plan”.
- KanaalervaringenWat wel en niet werkte in elk kanaal — gedocumenteerde ervaringen waar het hele team bij de planning van profiteert.
«Werkafspraken in dit systeem» — Vastgepind op het forum
1. Geen initiatief buiten het bord: elke marketingactiviteit begint als kaart in de kolom „Plan”, vóór elke uitvoering. 2. De kaart gaat pas naar „Uitvoering” nadat de marketingmanager de campagne en het budget heeft goedgekeurd. 3. Campagnebeslissingen worden vastgelegd in het forumonderdeel „Campagnebeslissingen” — de chat is uitsluitend voor dagelijkse coördinatie. 4. De cijfers van elke campagne worden binnen een week na afronding van de uitvoering op de kaart in „Meting” vastgelegd. 5. Elke uitgave aan een campagne of influencer wordt direct geboekt in Openstaande posten en gekoppeld aan de betreffende campagne.
Welkomstaankondiging: «Welkom bij het systeem van de marketingafdeling»
Vanaf vandaag is dit systeem onze manier van werken: elk initiatief is een kaart die van „Plan” naar „Verbetering” beweegt, elk campagnebesluit wordt vastgelegd op het forum en elke uitgave wordt geboekt in Openstaande posten. Eerste stap: voer de initiatieven van dit kwartaal vóór het einde van de week in als kaarten in de kolom „Plan”. Wie vragen heeft over de werkwijze, vindt ze in het vastgepinde onderwerp „Werkafspraken” op het forum.
Vergelijkbare systemen
Klaar? Uw eerste project is twee minuten ver
Maak nu uw gratis werkruimte aan en nodig uw team uit vóór het einde van de dag.