Systeem voor bedrijfsevenementen
Een team dat interne en externe bedrijfsevenementen organiseert, van briefing tot kostenafronding.
Elk evenement één kaart: briefing, voorbereiding, leveranciers, uitvoering, evaluatie en kosten — geen detail dat verdwijnt.
Geen creditcard nodig — je project staat binnen een minuut klaar met het volledige systeem
Zo ziet het systeembord eruit zoals je het ontvangt: workflowkolommen en startkaarten met de eerste stappen
Hoe verloopt het werk in dit systeem?
Elk evenement begint als kaart in de kolom „Briefing”, geschreven door de eventmanager: doel, verwachte opkomst, budget, datum en locatie. De kaart gaat naar „Voorbereiding”, waar de coördinatoren met checklists werken: boeking, vergunningen, technische voorzieningen en catering. Daarna naar „Leveranciers” voor de opvolging van contracten en leveringen met hun deadlines op de kaart. Op de dag van het evenement verhuist de kaart naar „Uitvoering” en wordt de veldchecklist vanuit het draaiboek beheerd; daarna naar „Evaluatie” voor het verzamelen van de tevredenheid van aanwezigen en de bevindingen van het team. De kaart wordt gesloten in „Kosten” met de afstemming van de werkelijke uitgaven op het goedgekeurde budget.
De chat is het veldcoördinatiekanaal op de dag zelf — een leverancier die te laat is of een wijziging in het programma bereikt het hele team direct. Aankondigingen bereiken de overige medewerkers: uitnodigingen voor interne evenementen, herinneringen en aanwijzingen voor aanwezigheid gaan hieruit en niet uit verspreide berichten.
Openstaande posten beheert het evenementengeld vertrouwelijk: de vergoedingen van elke leverancier en zijn betalingen, de kosten van het evenement post voor post, en het restant van het budget. Als de kaart „Kosten” bereikt, staan de cijfers klaar voor afstemming en sluiting, in plaats van weken na afloop nog facturen te verzamelen.
Wie doet wat?
De operationele rollen in dit systeem en de verantwoordelijkheid van elke rol in het dagelijkse werk — wijs ze toe aan je team zoals ze zijn, of pas ze aan naar jullie situatie.
Eventmanager
Schrijft de briefing van elk evenement en keurt het budget goed; beoordeelt de evaluatie na uitvoering en tekent de definitieve kostensluiting af.
Eventcoördinator
Beheert de kaart in „Voorbereiding” met checklists voor boeking, vergunningen en voorzieningen, en leidt de velduitvoering op de dag van het evenement.
Leverancierscoördinator
Ontvangt de offertes van leveranciers en volgt contractering en oplevering in de kolom „Leveranciers”; boekt hun vergoedingen en betalingen in Openstaande posten.
Verantwoordelijke rapportage en kosten
Verzamelt de opkomst- en tevredenheidscijfers in „Evaluatie” en stemt de facturen af met het budget in „Kosten” vóór sluiting van de kaart.
Wat wordt er vanaf dag één voor je klaargezet?
Systeemmodules
- Taken — Een kanbanbord met workflowkolommen en uitvoeringskaarten
- Chat — Het snelle kanaal voor dagelijkse afstemming in het team
- Mededelingen — De officiële stem van het management — richtlijnen en meldingen die iedereen bereiken
- Betalingen — Intern geld met strikte privacy — betalingen, voorschotten en uitgaven
Welkomstaankondiging: «Welkom bij het systeem voor bedrijfsevenementen»
Vanaf vandaag wordt elk evenement hier beheerd: een kaart die van „Briefing” naar „Kosten” beweegt, veldcoördinatie in de chat en leveranciersvergoedingen in Openstaande posten. Begin met de komende evenementen als kaarten in de kolom „Briefing” met hun data en budgetten; uitnodigingen en herinneringen voor medewerkers worden vanuit dit systeem via Aankondigingen verstuurd.
Vergelijkbare systemen
Klaar? Uw eerste project is twee minuten ver
Maak nu uw gratis werkruimte aan en nodig uw team uit vóór het einde van de dag.