Compleet systeem voor een tandartspraktijk

Elke patiënt komt het systeem binnen als kaart in de kolom “Afspraak”, waar de receptioniste zijn gegevens, hoofdklacht en de afspraakdatum registreert. Als hij komt en de tandarts hem onderzoekt, verhuist de kaart naar “Behandelplan”, waar de tandarts zijn diagnose en plan schrijft: het aantal sessies, het type behandeling en eventueel benodigd laboratoriumwerk. Na goedkeuring van het plan verhuist de kaart naar “Sessies” en blijft daar gedurende de hele uitvoering; na elke sessie werkt de praktijkassistent de kaart bij met wat is gedaan en de datum van de volgende sessie. Bij voltooiing van de behandeling verhuist de kaart naar “Nazorg” om het herstel en de periodieke terugroepafspraken te volgen, daarna naar “Dossier sluiten” zodra de situatie stabiel is, en tot slot naar “Evaluatie”, waar de tevredenheid van de patiënt over de dienstverlening wordt gevraagd en op de kaart gedocumenteerd.

De chat is het kanaal voor de dagelijkse afstemming tussen receptie en tandartsen: bevestiging van de komst van een patiënt, een vraag over de duur van een sessie, of een melding dat een prothese van het laboratorium is aangekomen. Wat geld betreft, wordt vastgelegd in Openstaande posten en niet in de chat: de factuur van elke sessie, de betalingen van de patiënt en de verplichtingen aan het externe laboratorium voor de prothesen — zo kent de boekhouder de financiële positie van elk dossier zonder losse boekjes.

De aankondigingen zijn de stem van de praktijkleiding: daar worden de lijsten met terugroepafspraken van deze week gepubliceerd zodat de receptie de patiënten belt, en de officiële richtlijnen zoals een wijziging in werktijden of de invoering van een nieuw sterilisatieprotocol. Zo weet elk teamlid wat voor hem relevant is: de receptie ziet de afspraken en terugroepmomenten, de tandartsen zien de behandelplannen en de boekhouder ziet de facturen en verplichtingen — allemaal gekoppeld aan dezelfde patiëntkaart.