Systeem voor een huid- en esthetische kliniek
Een huid- en esthetische kliniek met lasersessies en terugkerende verzorging die voortgangsdocumentatie met foto’s vereist.
De reeks esthetische sessies van consult tot beoordeling, met documentatie van voortgangsfoto’s en facturatie van elke sessie.
Geen creditcard nodig — je project staat binnen een minuut klaar met het volledige systeem
Zo ziet het systeembord eruit zoals je het ontvangt: workflowkolommen en startkaarten met de eerste stappen
Hoe verloopt het werk in dit systeem?
Het traject van de cliënte begint als kaart in “Consult”, waar de arts het huidtype, de wens en de medische aantekeningen registreert; daarna verhuist de kaart naar “Behandelplan”, waar de sessiereeks wordt bepaald: het type apparaat, het aantal sessies en de tussenpoos tussen sessies. Na goedkeuring van het plan en het boeken van de reeks verhuist de kaart naar “Ingeplande sessie” met de datum van de eerstvolgende sessie, en bij aanwezigheid van de cliënte naar “Uitvoering”, waar de specialiste na elke sessie de voortgangsfoto’s op de kaart uploadt en de gebruikte apparaatinstellingen registreert. Na voltooiing van de reeks verhuist de kaart naar “Nazorg” om de resultaten en mogelijke overgevoeligheid te volgen, en daarna naar “Evaluatie” om de tevredenheid van de cliënte en het eindresultaat vast te leggen.
De chat is tussen receptie, specialistes en arts voor de dagelijkse afstemming: een afspraak bevestigen, een vraag over een apparaatinstelling, of een melding van overgevoeligheid bij een cliënte die ingrijpen van de arts vereist. In de aankondigingen worden de volle sessieschema’s en beschikbare dagen gepubliceerd, plus waarschuwingen voor periodiek onderhoud van de laserapparatuur zodat geen afspraak wordt geboekt in een storingsperiode.
Openstaande posten beheert het geld van de kliniek vertrouwelijk: de factuur van elke sessie of vooraf betaald pakket wordt vastgelegd, en het saldo van het pakket wordt met elke uitgevoerde sessie verminderd. Zo weet de leiding wat elke cliënte resteert en wat de kliniek int, zonder de kassa-boeken erbij te hoeven pakken.
Wie doet wat?
De operationele rollen in dit systeem en de verantwoordelijkheid van elke rol in het dagelijkse werk — wijs ze toe aan je team zoals ze zijn, of pas ze aan naar jullie situatie.
Dermatoloog
Voert het consult uit en keurt het sessieplan goed, beoordeelt de voortgangsfoto’s op de kaarten en grijpt in bij elke overgevoeligheid of complicatie.
Laser- en verzorgingsspecialistes
Voeren de sessies uit volgens het goedgekeurde plan en uploaden voortgangsfoto’s en apparaatinstellingen op de kaart van de cliënte na elke sessie.
Receptie
Boekt de sessiereeksen en verplaatst de kaarten tussen “Ingeplande sessie” en “Uitvoering”, volgt de aanwezigheidsbevestigingen en registreert de facturen en pakketten in Openstaande posten.
Wat wordt er vanaf dag één voor je klaargezet?
Systeemmodules
- Taken — Een kanbanbord met workflowkolommen en uitvoeringskaarten
- Chat — Het snelle kanaal voor dagelijkse afstemming in het team
- Mededelingen — De officiële stem van het management — richtlijnen en meldingen die iedereen bereiken
- Betalingen — Intern geld met strikte privacy — betalingen, voorschotten en uitgaven
Welkomstaankondiging: «Welkom bij het klinieksysteem»
Dit systeem is vanaf vandaag onze werkwijze: elke cliënte is een kaart die van “Consult” naar “Evaluatie” loopt, en de voortgangsfoto’s worden op de kaart zelf geüpload — niet op privételefoons. De chat is voor snelle afstemming, de aankondigingen voor sessieschema’s en apparaatwaarschuwingen, en de facturen en pakketten staan in Openstaande posten. Begin met het registreren van de huidige cliënten en hun resterende pakketten.
Vergelijkbare systemen
Klaar? Uw eerste project is twee minuten ver
Maak nu uw gratis werkruimte aan en nodig uw team uit vóór het einde van de dag.