Systeem voor een elektronicawinkel

Elke verkoop begint als kaart in de kolom “Bestelling” met de gegevens van het apparaat, de klant en het serienummer — het nummer is verplicht, want het is later het referentiepunt voor de garantie. De kaart gaat naar “Controle”, waar de technicus het apparaat vóór levering test en de staat op de kaart documenteert; pas na zijn goedkeuring gaat de kaart naar “Levering”. Na ontvangst en handtekening van de klant verhuist de kaart naar “Lopende garantie”, waar hij blijft zolang de dekking duurt, met een duidelijke einddatum. Heeft de klant onderhoud nodig, dan gaat de kaart naar “Service” tot het apparaat is gerepareerd en afgeleverd. De cyclus van de maand wordt afgesloten in “Rapport” met een overzicht van verkopen, garanties en servicegevallen.

De chat verbindt verkoop en technici: een vraag over de beschikbaarheid van een apparaat of accessoire, het afstemmen van een leveringsafspraak met een klant, of de beschrijving van een defect aan een apparaat onder garantie dat een eerste diagnose nodig heeft. Alles wat een specifiek apparaat betreft, wordt op zijn kaart vastgelegd — controle, reparatie en vervangende onderdelen — zodat het complete apparaatdossier op één plek beschikbaar is bij elke claim.

Openstaande posten legt de inkoop van apparaten bij leveranciers en de bijbehorende verplichtingen met betalingsschema’s vast, plus de kosten van onderdelen die bij reparaties zijn gebruikt en de restbedragen van klanten die op afbetaling kopen. Zo kent de eigenaar de werkelijke kosten van de garantieservice ten opzichte van de verkoopmarge.