Systeem voor een gezins- en counselingcentrum
Een centrum voor gezins- en psychosociale begeleiding met geplande sessies en dossiers die volledige vertrouwelijkheid vereisen.
Het beheer van casussen en sessies met strikte vertrouwelijkheid, van de eerste intake tot het sluiten van het dossier en het eindrapport.
Geen creditcard nodig — je project staat binnen een minuut klaar met het volledige systeem
Zo ziet het systeembord eruit zoals je het ontvangt: workflowkolommen en startkaarten met de eerste stappen
Hoe verloopt het werk in dit systeem?
De casus komt binnen als kaart in “Intake”, waar de hoofdcounselor de cliënt in een eerste sessie ontmoet en de aard van het probleem, de risico-inschatting en het voorlopige plan documenteert — ver verwijderd van enige detail in de kaarttitels. De kaart verhuist naar “Traject” om het aantal sessies, het type interventie en de meest passende counselor voor de casus te bepalen; daarna naar “Sessies”, waar de sessies worden gepland en hun professionele samenvattingen op de kaart worden genoteerd met beperkte toegangsrechten. De casus schuift door naar “Nazorg” zodra de situatie stabiliseert, met verspreide sessies, en daarna naar “Afronding” bij het bereiken van de plandoelen — met volledige vertrouwelijkheid; in “Rapport” wordt de eindsamenvatting geschreven die de cliënt op verzoek ontvangt.
Vertrouwelijkheid is hier geen luxe: kaarttitels gebruiken de casuscode in plaats van de volledige naam, de details van sessies worden met toegangsrechten beperkt, en de chat wordt alleen voor administratieve afstemming gebruikt — planning en afspraken — en het is er verboden om enige inhoud van sessies te noemen. De aankondigingen zijn voor professionele richtlijnen: workshops voor de doorontwikkeling van counselors, bijgewerkt vertrouwelijkheidsbeleid of een melding van verlofperiodes.
Openstaande posten legt de sessietarieven en pakketten vast met een vertrouwelijkheid die geld scheidt van de begeleidingsinhoud: de boekhouder ziet dat een casus met nummer zoveel zoveel heeft betaald zonder zijn naam of verhaal te kennen, en de counselor ziet zijn sessies zonder door de financiële kant te worden afgeleid.
Wie doet wat?
De operationele rollen in dit systeem en de verantwoordelijkheid van elke rol in het dagelijkse werk — wijs ze toe aan je team zoals ze zijn, of pas ze aan naar jullie situatie.
Hoofdcounselor
Voert de eerste intake uit en bepaalt het plan en de meest passende counselor, houdt toezicht op de complexe casussen en keurt het sluiten van dossiers goed.
Begeleiders
Voeren de counselingssessies uit volgens het traject en noteren de professionele samenvattingen op de kaarten binnen de beperkte toegangsrechten.
Receptie
Plant de sessies met casuscodes zonder volledige namen, herinnert de cliënten vertrouwelijk aan hun afspraken en registreert de tarieven in Openstaande posten.
Wat wordt er vanaf dag één voor je klaargezet?
Systeemmodules
- Taken — Een kanbanbord met workflowkolommen en uitvoeringskaarten
- Chat — Het snelle kanaal voor dagelijkse afstemming in het team
- Mededelingen — De officiële stem van het management — richtlijnen en meldingen die iedereen bereiken
- Betalingen — Intern geld met strikte privacy — betalingen, voorschotten en uitgaven
Welkomstaankondiging: «Welkom bij het centrumsysteem»
Dit systeem is vanaf vandaag onze werkwijze: elke casus is een kaart met een code in plaats van een naam, die met volledige vertrouwelijkheid van “Intake” naar “Rapport” loopt. De chat is alleen voor planning en administratieve afstemming — elke begeleidingsinhoud is er verboden. De aankondigingen zijn voor professionele richtlijnen, en de tarieven staan in Openstaande posten, gescheiden van de inhoud. Begin met het registreren van de lopende casussen met hun codes en trajecten.
Vergelijkbare systemen
Klaar? Uw eerste project is twee minuten ver
Maak nu uw gratis werkruimte aan en nodig uw team uit vóór het einde van de dag.