Systeem voor een tuinonderhoudsbedrijf

Elke gecontracteerde tuin is een kaart die begint in “Planning” met vastlegging van de bezoekdagen en de contractueel afgesproken scope. De bezoeken worden bevestigd in “Dagelijkse verzorging”: sproeien, snoeien, opruimen, bemesten en bestrijden van tuinplagen, en de tuinman legt vast wat er in elk bezoek is gedaan. Werk buiten de scope gaat naar “Aanleg”: nieuwe beplanting, een rotspartij of verlichting — geprijsd voor de klant en uitgevoerd na zijn akkoord. De kolom “Seizoen” is voor seizoenswerk: seizoensbeplanting, bescherming van planten tegen hitte en kou en het gereedmaken van de tuin voor elk jaargetijde. Daarna “Facturatie” met de maandfactuur plus de aanlegwerkzaamheden, en “Beoordeling” met de tevredenheid en opmerkingen van de klant.

De chat verbindt leidinggevende en tuinlieden: een foto van plotseling vergeelde planten in een tuin, een klantverzoek om een bezoek te verplaatsen, of advies over plantkeuze voor een komend seizoen. In Vorderingen staan vertrouwelijk de lonen van de tuinlieden, de inkoop van plantgoed, meststoffen en bestrijdingsmiddelen en de maandelijkse contractvorderingen en aanlegbetalingen — zo worden de winst van elk contract en elk aanlegproject afzonderlijk zichtbaar.

De tuinman bevestigt zijn bezoek en plaatst een opmerking of foto op de kaart, en de leidinggevende beslist: valt het binnen de scope, dan wordt het bij het volgende bezoek behandeld; is het extra werk, dan gaat het naar “Aanleg” en biedt de aanlegverantwoordelijke het geprijsd aan de klant aan. Aan het einde van de maand bundelt de facturatie de contractwaarde en de goedgekeurde extra werkzaamheden, en de klant beoordeelt de dienst — de resultaten worden in de weekvergadering besproken.