Systeem voor grafisch ontwerpbureaus

Elke aanvraag is een kaart die begint in „Briefing” met het documenteren van de wens van de klant: de huisstijl, de doelgroep, de referenties en de gevraagde formaten en bestandstypen. Daarna gaat de kaart naar „Concepten”, waar de ontwerpers twee of drie richtingen ter keuze presenteren. Na de keuze van de klant gaat de kaart naar „Uitwerking” voor het volledig uitwerken van het ontwerp in alle formaten, vervolgens naar „Klantreview”, waar het concept wordt verstuurd en de reactie van de klant op de kaart wordt geregistreerd — een concrete opmerking of goedkeuring — zodat de kaart met de aanpassingen teruggaat naar „Uitwerking” of doorgaat naar „Oplevering” met de definitieve open en drukklare bestanden, en ten slotte „Facturatie” na ontvangst door de klant.

Het forum bewaart de assets van elke klant: huisstijlhandboeken, lettertypen, kleuren, bronbestanden en de historische opmerkingen over zijn smaak — zo begint een ontwerper aan een nieuw project voor een bestaande klant nooit bij nul en herhaalt hij niet wat eerder is afgewezen. De chat is voor de dagelijkse afstemming: een vraag over een incomplete briefing, het plannen van de conceptpresentatie of het opvragen van een logo in een ontbrekend formaat uit de klantassets.

De mededelingen dragen de officiële rondschrijven van het bureau: het beleid voor het aantal afgesproken revisierondes, de wijze van definitieve oplevering en de prijzen van extra werkzaamheden buiten de briefing. De vorderingen registreren de projectbetalingen — een aanbetaling vóór „Concepten” en een eindbetaling bij „Oplevering” — en de open bestanden worden pas overhandigd na vereffening van de eindbetaling. Zo beschermt het systeem het recht van het bureau zonder handmatige betalingsherinneringen.