Systeem voor immigratie- en visumdiensten
Bureaus die werk- en visitevisa en verblijfsvergunningen voor hun cliënten behandelen.
Elke aanvraag als kaart van documenten tot oplevering, met dagelijkse opvolging bij instanties en directe waarschuwingen bij gewijzigde regelgeving.
Geen creditcard nodig — je project staat binnen een minuut klaar met het volledige systeem
Zo ziet het systeembord eruit zoals je het ontvangt: workflowkolommen en startkaarten met de eerste stappen
Hoe verloopt het werk in dit systeem?
Elke aanvraag is een kaart die begint in „Cliëntdocumenten” met het ontvangen van paspoorten, diploma’s en vereiste brieven en het controleren van hun volledigheid en geldigheid. Daarna gaat de kaart naar „Indiening”, waar de bevoegde functionaris de aanvraag voorbereidt en via de officiële kanalen bij de bevoegde instantie indient. De kaart blijft in „In behandeling” met dagelijkse opvolging van de aanvraagstatus; elke opmerking of aanvullende eis van de instantie wordt direct bij ontvangst op de kaart gedocumenteerd. Zodra de uitslag bekend is, gaat de kaart naar „Besluit” — goedkeuring, aanvullende eis of afwijzing met reden — en ten slotte naar „Oplevering”, waar de cliënt zijn visum of verblijfsvergunning ontvangt en de aanvraag wordt afgesloten.
De chat is voor snelle interne afstemming: een medewerker wijzen op een binnengekomen reactie van een instantie, of een ontbrekend document opvragen bij een cliënt vóór de indieningsdatum. De mededelingen zijn de stem van het bureau richting cliënten: elke wijziging in de visum- of verblijfsregels of de tarieven wordt direct gepubliceerd met de praktische gevolgen voor lopende en nieuwe aanvragen, zodat de cliënt zijn positie kent zonder te hoeven bellen — en juist deze waarschuwingen zijn de reden van het vertrouwen van cliënten in het bureau.
De vorderingen scheiden strikt de namens de cliënt betaalde overheidsleges van het honorarium van het bureau, en registreren per aanvraag wat de cliënt heeft betaald en wat er nog openstaat. De bevoegde functionaris beoordeelt dagelijks de kaarten in „In behandeling” om aanvragen op te sporen die de gebruikelijke doorlooptijd overschrijden, en geeft medewerkers opdracht contact op te nemen met de instanties. Zo raakt geen aanvraag zoek tussen afdelingen van een instantie en blijft geen betaling van leges achter, waardoor een voltooide aanvraag zou vastlopen.
Wie doet wat?
De operationele rollen in dit systeem en de verantwoordelijkheid van elke rol in het dagelijkse werk — wijs ze toe aan je team zoals ze zijn, of pas ze aan naar jullie situatie.
Bevoegd functionaris
Dient de aanvragen in zijn bevoegde hoedanigheid bij de instanties in, controleert de volledigheid van de dossiers vóór indiening, beslist over de kaarten in „Besluit” en geeft richting aan aanvulling of bezwaar.
Medewerkers opvolging
Verplaatsen de kaarten tussen de kolommen, volgen dagelijks de status van de aanvragen in „In behandeling” en werken de kaarten bij met elke reactie van een instantie direct bij ontvangst.
Receptionist
Ontvangt de documenten van cliënten en controleert hun volledigheid in „Cliëntdocumenten”, neemt contact met hen op voor de ontbrekende stukken en verzorgt de uiteindelijke overhandiging in „Oplevering”.
Wat wordt er vanaf dag één voor je klaargezet?
Systeemmodules
- Taken — Een kanbanbord met workflowkolommen en uitvoeringskaarten
- Chat — Het snelle kanaal voor dagelijkse afstemming in het team
- Mededelingen — De officiële stem van het management — richtlijnen en meldingen die iedereen bereiken
- Betalingen — Intern geld met strikte privacy — betalingen, voorschotten en uitgaven
Welkomstaankondiging: «Welkom bij het aanvraagsysteem»
Vanaf vandaag is elke aanvraag een kaart die van documenten tot oplevering beweegt, wordt elke reactie van een instantie direct bij ontvangst op de kaart gedocumenteerd en wordt elke wijziging in de regelgeving in de mededelingen gepubliceerd zodat onze cliënten die kunnen zien. Eerste stap: registreer de lopende aanvragen en werk hun werkelijke status op de kolommen nu bij.
Vergelijkbare systemen
Klaar? Uw eerste project is twee minuten ver
Maak nu uw gratis werkruimte aan en nodig uw team uit vóór het einde van de dag.