Systeem voor intellectuele-eigendomsbureaus

Elk merk- of octrooidossier is een kaart die begint in „Onderzoek” met een voorlopige zoekopdracht naar gelijksoortige merken en een beoordeling van de registreerbaarheid, vóór de klant een resultaat wordt toegezegd. Daarna gaat de kaart naar „Depot”, waar de bevoegde gemachtigde de aanvraag voorbereidt en indient bij de nationale intellectuele-eigendomsautoriteit of bij internationale instanties, afhankelijk van de reikwijdte. De kaart blijft in „Onderzoeksopvolging” tijdens het onderzoek door de instantie, met documentatie van eventuele bezwaren of aanvullingsverzoeken en de beantwoording daarvan binnen de termijnen. Vervolgens „Publicatie” gedurende de publicatie- en oppositieperiode, daarna „Registratie” bij afgifte van het certificaat, en ten slotte „Verlenging”, waar de rechten worden bewaakt tot hun verlengingsdata na jaren.

De chat is voor de dagelijkse afstemming: een dossierbeheerder wijzen op een binnengekomen brief van de instantie, of een document opvragen bij een klant vóór een reactietermijn. De mededelingen zijn het kanaal van het bureau naar zijn klanten: waarschuwingen voor naderende verlengingsdata en waarschuwingen voor het bijna verlopen van bescherming; elke wijziging in tarieven of procedures wordt direct gepubliceerd met de praktische gevolgen — zo kent de klant altijd de status van zijn rechten zonder te hoeven vragen.

De vorderingen scheiden de namens de klant betaalde overheidsleges van het honorarium van het bureau, en registreren de toekomstige verlengingsverplichtingen zodat die met de jaren niet verloren gaan. De dossierbeheerders verplaatsen de kaarten bij elke brief van de instantie; de bevoegde gemachtigde beoordeelt wekelijks de kaarten in „Onderzoeksopvolging” en „Verlenging”, want reactie- en verlengingstermijnen zijn onverbiddelijk — één gemiste termijn betekent een verloren recht voor de klant en een bedreigd vertrouwen voor het bureau.