Systeem voor notaris- en legalisatiekantoren

Elke transactie is een kaart die begint in „Afspraak boeken” met de gegevens van de betrokkenen, het type transactie — contract, volmacht of eigendomsoverdracht — de afspraakdatum en de mee te brengen documenten. Bij aanmelding gaat de kaart naar „Verificatie” voor de controle van identiteiten, bevoegdheid en volledigheid van de stukken. In „Opstellen” schrijft de klerk de tekst van het contract of de volmacht conform de wil van de partijen en de wettelijke bepalingen en legt deze aan hen voor. Daarna „Passeren”, waar de hoofdnotaris de verklaring afneemt, ondertekent en de akte uitgeeft, en ten slotte „Oplevering en archivering” met overhandiging van de exemplaren aan de betrokkenen en registratie in het archief onder een referentienummer.

De chat coördineert de werkdag: een afspraak bevestigen met een klant, een klerk waarschuwen voor een laat arriverende partij of een ontbrekend document opvragen vóór de afspraak, zodat niemand tevergeefs komt. De mededelingen publiceren voor klanten de openingstijden en officiële aankondigingen — zoals nieuwe aanwijzingen van het ministerie van justitie over legalisatieprocedures of de vereisten voor elektronische eigendomsoverdracht — zodat elke klant bij het eerste bezoek met complete stukken komt.

De vorderingen registreren dagelijks de leges van elke transactie en scheiden de wettelijke tarieven van het honorarium van het kantoor, zodat de hoofdnotaris de omzet van de dag en de maand exact kent zonder handmatige telling. De klerken verplaatsen de kaarten met elke klant door de kolommen; de notaris beoordeelt vóór elke sessie de lijst in „Passeren” en zet geen stempel op een transactie voordat verificatie en opstel op de kaart compleet zijn — zijn stempel is een wettelijke verantwoordelijkheid die geen momentopname mag zijn.