Systeem voor pr- en mediabureaus
Pr- en mediabureaus die de mediareputatie van hun klanten beheren met maandelijkse contracten.
Een levend mediaplan per klant van monitoring tot maandrapport, met een gedocumenteerde crisiskamer en coverage met links en screenshots.
Geen creditcard nodig — je project staat binnen een minuut klaar met het volledige systeem
Zo ziet het systeembord eruit zoals je het ontvangt: workflowkolommen en startkaarten met de eerste stappen
Hoe verloopt het werk in dit systeem?
Elke klant heeft een mediaplan dat op het bord loopt: kaarten beginnen in „Monitoring” met het volgen van sectornieuws, alles wat over de klant en zijn concurrenten wordt gepubliceerd en de beschikbare journalistieke kansen. Bruikbare verhalen gaan naar „Voorbereiding”, waar de schrijvers persberichten, artikelen en content opstellen. Na goedkeuring van de accountmanager en de klant gaat de kaart naar „Publicatie” voor verzending naar journalisten en platforms, daarna naar „Coverage” voor het documenteren van wat daadwerkelijk is verschenen met links en screenshots, en ten slotte wordt de opbrengst van de maand verzameld in „Maandrapport”, dat bereik en impact meet en aan de klant wordt gepresenteerd.
Het forum is de crisiskamer: elk negatief bericht over een klant krijgt direct een eigen onderwerp waarin de situatie, de goedgekeurde reactie, de woordvoerder, wat er is gezegd en wat het resultaat was wordt gedocumenteerd — zo wordt er onder druk niet geïmproviseerd in de chat en blijft de les bewaard voor de volgende crisis. De chat blijft voor snelle afstemming: een journalist die nu een reactie vraagt, of een dringende wijziging in een persbericht minuten vóór verzending.
De mededelingen brengen over wat voor alle klanten van belang is: een beleidswijziging van een groot mediaplatform, een aankomend nationaal seizoen waarvoor content tijdig moet worden voorbereid, of een officieel rondschrijven over het publicatiebeleid op de accounts. De vorderingen registreren de maandelijkse contracten van klanten, hun verlengingen en de kosten van betaalde publicatie, zodat de accountmanager de waarde van elk contract kent en die spiegelt aan wat hij maandelijks in het rapport levert — verlenging bouwt op gedocumenteerde impact, niet op een indruk.
Wie doet wat?
De operationele rollen in dit systeem en de verantwoordelijkheid van elke rol in het dagelijkse werk — wijs ze toe aan je team zoals ze zijn, of pas ze aan naar jullie situatie.
Accountmanager
Beheert de relatie met de klant, keurt persberichten en content goed vóór publicatie, leidt de crisisonderwerpen in het forum en presenteert het maandrapport en stuurt de verlenging.
Schrijvers
Schrijven de persberichten, artikelen en content in „Voorbereiding” en pikken de journalistieke kansen uit de kolom „Monitoring” op om ze tot publiceerbare verhalen om te zetten.
Distributiecoördinatoren
Beheren de lijsten met journalisten en platforms, versturen de materialen in „Publicatie” en documenteren de coverage met links en screenshots in „Coverage” zodra die verschijnt.
Wat wordt er vanaf dag één voor je klaargezet?
Systeemmodules
- Taken — Een kanbanbord met workflowkolommen en uitvoeringskaarten
- Chat — Het snelle kanaal voor dagelijkse afstemming in het team
- Forum — Gedocumenteerde discussies in georganiseerde secties — beslissingen en kennis gaan nooit verloren
- Mededelingen — De officiële stem van het management — richtlijnen en meldingen die iedereen bereiken
- Betalingen — Intern geld met strikte privacy — betalingen, voorschotten en uitgaven
Forumsecties (4)
- CrisisbeheersingEen direct onderwerp per crisis dat de situatie, de goedgekeurde reactie, de woordvoerder en de uitkomst documenteert — een dossier om op terug te vallen.
- Journalistieke invalshoeken en verhalenPubliceerbare verhaalideeën per klant met het juiste moment en de meest geschikte journalist.
- MediadatabaseAantekeningen van het team over journalisten en platforms, hun voorkeuren en hun responsiviteit — bijgewerkt na elke publicatie.
- Eerdere rapporten en resultatenDe belangrijkste resultaten en lessen uit de afgelopen maandrapporten — de basis voor de komende plannen.
«Werkafspraken in dit systeem» — Vastgepind op het forum
1) Geen materiaal wordt buiten het systeem gepubliceerd: elk persbericht of stuk content is een kaart die voorbereiding en goedkeuring doorloopt vóór publicatie. 2) Voor crises wordt direct een onderwerp geopend in de rubriek „Crisisbeheersing” — beheersing in de chat is verboden. 3) Elke coverage wordt op de dag van verschijning met link en screenshot gedocumenteerd in „Coverage”. 4) Aan journalisten wordt alleen verstuurd wat de accountmanager en de klant op de kaart hebben goedgekeurd. 5) De maandelijkse contracten en publicatiekosten worden lopend in de vorderingen geregistreerd.
Welkomstaankondiging: «Welkom bij het pr-systeem»
Vanaf vandaag lopen de plannen van onze klanten op het bord van monitoring tot maandrapport, en wordt elke crisis beheerd in een gedocumenteerd onderwerp op het forum en niet in de chat. Begin vandaag met het monitoren van het nieuws over je klanten en hun concurrenten; wie een vraag heeft over de werkwijze vindt die in het vastgezette onderwerp „Werkafspraken” op het forum.
Vergelijkbare systemen
Klaar? Uw eerste project is twee minuten ver
Maak nu uw gratis werkruimte aan en nodig uw team uit vóór het einde van de dag.