Systeem voor de PR-afdeling
Een team dat de publieke beeldvorming van het bedrijf beheert: monitoring, verhalen, persberichten, distributie en berichtgeving.
Van wat er over het bedrijf wordt gezegd tot het maandrapport voor de directie — een volledig gedocumenteerde PR-cyclus.
Geen creditcard nodig — je project staat binnen een minuut klaar met het volledige systeem
Zo ziet het systeembord eruit zoals je het ontvangt: workflowkolommen en startkaarten met de eerste stappen
Hoe verloopt het werk in dit systeem?
In de kolom „Monitoring” worden kaarten verzameld van wat er over het bedrijf, de sector en de concurrenten wordt gezegd, plus kansen voor mediaoptreden; de monitoringverantwoordelijke plaatst ze dagelijks met hun bronnen. Een publicabel verhaal gaat naar „Verhaal”, waar de invalshoek wordt bepaald en het materiaal wordt verzameld, en daarna naar „Persbericht” voor journalistieke redactie en goedkeuring door de PR-manager vóór het naar buiten gaat. Na goedkeuring gaat de kaart naar „Distributie”, waar de mediacoördinator hem naar de journalistenlijst verstuurt en de reacties volgt, vervolgens naar „Berichtgeving” om het gepubliceerde met links vast te leggen; de maandsamenvatting wordt in „Maandrapport” voor de directie opgesteld.
De chat is voor snelle coördinatie en urgente goedkeuringen — vooral bij gevoelige situaties die geen uitstel toelaten. Het forum is het gedocumenteerde geheugen van de afdeling: de bank van kant-en-klare verhalen, het archief van berichtgeving met links, en de documentatie van eerdere crises en hoe ze zijn aangepakt, zodat het team die kan raadplegen wanneer nodig.
De informatie stroomt op en neer: de monitoringverantwoordelijke plaatst het belangrijke als kaarten, de schrijver zet het om in verhalen en persberichten, de mediacoördinator beheert de distributie en de relatie met journalisten, en de PR-manager keurt elk bericht goed voordat het naar buiten gaat en presenteert het maandrapport. Geen persbericht verlaat het bedrijf zonder goedkeuring en geen berichtgeving gaat verloren zonder vastlegging.
Wie doet wat?
De operationele rollen in dit systeem en de verantwoordelijkheid van elke rol in het dagelijkse werk — wijs ze toe aan je team zoals ze zijn, of pas ze aan naar jullie situatie.
PR-manager
Keurt elk persbericht goed vóór distributie, bepaalt de prioriteiten van verhalen op basis van de monitoring en presenteert het maandrapport aan de directie.
Mediaschrijver
Zet verhalen om in persberichten en nieuws in journalistieke stijl in de kolom „Persbericht” en stelt het ondersteunende materiaal per kaart samen.
Mediacoördinator
Beheert de journalistenlijst, distribueert de persberichten en volgt reacties in „Distributie”; documenteert berichtgeving met links op de kaarten.
Monitoringverantwoordelijke
Monitort dagelijks wat er over het bedrijf, de concurrenten en de sector wordt gepubliceerd en plaatst het belangrijkste als kaarten in „Monitoring”, met bronnen en een eerste inschatting van het belang.
Wat wordt er vanaf dag één voor je klaargezet?
Systeemmodules
- Taken — Een kanbanbord met workflowkolommen en uitvoeringskaarten
- Chat — Het snelle kanaal voor dagelijkse afstemming in het team
- Forum — Gedocumenteerde discussies in georganiseerde secties — beslissingen en kennis gaan nooit verloren
Forumsecties (4)
- VerhalenbankPublicabele verhalen en media-invalshoeken uit alle bedrijfsafdelingen — de schrijver raadpleegt ze bij materiaalbehoefte.
- BerichtgevingsarchiefBelangrijke berichtgeving gedocumenteerd met links en context — referentie bij rapportages of bij het beantwoorden van vragen.
- Crises en incidentenDocumentatie van gevoelige mediasituaties: wat er gebeurde, hoe we ermee omgingen en wat de les is.
- MediarelatiesAantekeningen over de journalisten en platforms waarmee we werken en welk materiaal bij welk medium past.
«Werkafspraken in dit systeem» — Vastgepind op het forum
1. Geen persbericht gaat naar de media zonder de op de kaart gedocumenteerde goedkeuring van de PR-manager. 2. Elke berichtgeving wordt binnen een dag na publicatie met link vastgelegd in de kolom „Berichtgeving”. 3. Gevoelige situaties worden voor de snelheid in de chat besproken; het besluit wordt daarna vastgelegd in het forumonderdeel „Crises en incidenten”. 4. Dagelijkse monitoring is elke ochtend verplicht — wat de moeite waard is, wordt een kaart; wat niet, wordt gearchiveerd. 5. Het maandrapport wordt op tijd opgeleverd, ook in een rustige maand — rust is op zichzelf een vermeldenswaardig resultaat.
Vergelijkbare systemen
Klaar? Uw eerste project is twee minuten ver
Maak nu uw gratis werkruimte aan en nodig uw team uit vóór het einde van de dag.