Systeem voor het presalesteam (SDR)

Elke leadbron — websiteformulier, beurs of ingekochte lijst — komt als kaarten binnen in de kolom „Bron” met de herkomst en omvang van elke naam. De SDR start het eerste „Contact” en documenteert de reacties op de kaart, en past daarna de kwalificatiecriteria toe in „Kwalificatie”: behoefte, budget, beslissingsbevoegdheid en timing. De gekwalificeerde lead gaat naar „Overdracht”, waar hij aan het salesteam wordt overgedragen met een volledige samenvatting van wat er is gebeurd en wat de klant verwacht; als de verkoper hem accepteert, is de overdracht compleet, en als hij hem terugstuurt, legt hij de reden op de kaart vast. De conversieratio’s per bron worden gemeten in „Conversiemeting” en de uitkomsten worden acties in „Verbetering”: een scherper script, een strenger criterium of een bron die wordt stopgezet.

De chat is de dagelijkse overdrachtsbrug tussen de twee teams: de SDR stemt met sales de overname van een hete gekwalificeerde lead af, of informeert naar het lot van een overgedragen lead waar nog niets mee is gedaan. De zware documentatie staat volledig op de kaart — als de verkoper een kans overneemt, ziet hij de volledige historie vanaf het eerste contact en begint niet opnieuw bij nul met de klant.

De informatie stroomt in een gesloten kringloop: de manager bepaalt de kwalificatiecriteria en beoordeelt de conversieratio’s wekelijks; de SDR’s beheren hun kaarten van contact tot overdracht; het salesteam reageert op elke overgedragen lead met acceptatie of terugsturen met gedocumenteerde reden. De redenen van terugsturen zijn de brandstof van „Verbetering” — daaraan ziet het team welke bronnen echte kansen opleveren en welke de tijd van sales opsouperen.