Systeem voor de telesalesafdeling

De nummerlijsten komen als kaarten binnen in de kolom „Lijst”, gelijk verdeeld over de agents. De agent bewerkt zijn kaarten in „Gesprek” volgens het goedgekeurde script en legt de uitkomst van elk gesprek direct vast: geen gehoor, afwijzing, geïnteresseerd of terugbelverzoek. Wie interesse toont, gaat naar „Geïnteresseerd” voor diepere opvolging, en vandaar naar „Afspraak” voor een meeting of uitgebreid voorstel, of direct naar „Order” bij telefonische sluiting. Wie uitstel vraagt, blijft in „Opvolging” met een vaste terugbeldatum die de agent niet overschrijdt. Aan het einde van elke week worden de teamcijfers gebundeld in „Rapport”: aantal gesprekken en conversieratio’s tussen elke kolom en de volgende.

De chat is de teamgeest tijdens de beluren: een agent die een nieuw bezwaar tegenkomt, stuurt het naar de manager, krijgt een voorgesteld antwoord en dat wordt direct aan iedereen gedeeld; successen worden er meteen gemeld om de moraal hoog te houden. Maar de uitkomst van elk gesprek hoort op de kaart — wie een klantkaart opent, moet de volledige historie zien zonder te hoeven vragen.

Openstaande posten registreert vertrouwelijk de commissies op gesloten orders per agent en stemt ze af met het weekrapport, zodat er nooit discussie over een commissie of een gesloten order zonder eigenaar is. De manager bewaakt de conversieratio’s tussen de kolommen om te ontdekken waar de lijn hapert: zwakke lijsten, een script dat ontwikkeling nodig heeft of te late opvolging.