Systeem voor professionele vertaalbureaus

Elk vertaalproject is een kaart die wordt ontvangen in „Ontvangst” met vastlegging van de bron- en doeltaal, het aantal woorden, het vakgebied en de deadline. Daarna gaat de kaart naar „In vertaling”, nadat de projectmanager de tekst heeft verdeeld over de vertalers — in dienst of freelance — op basis van specialisme en capaciteit. Na afronding van de vertaling gaat de kaart naar „Revisie”, waar de revisor taal, terminologie, cijfers en opmaak controleert en de kaart zo nodig met concrete opmerkingen terugstuurt naar de vertaler. Vervolgens „Certificering” voor projecten die een beëdigde stempel vereisen, daarna „Oplevering” aan de klant in de afgesproken bestandsformaten, en ten slotte „Facturatie” na acceptatie van de oplevering door de klant.

Het forum is het taalgeheugen van het bureau: de uniforme terminologielijst per klant en vakgebied — hoe we een technische of juridische term eerder hebben vertaald — zodat de vertaling tussen twee projecten van dezelfde klant niet verschilt, ook al werkt een andere vertaler. De chat is voor snelle afstemming: een vraag van een vertaler over een dubbelzinnige brontekst, of het coördineren van deelleveringen van een groot project.

De mededelingen dragen waarschuwingen voor naderende deadlines van grote leveringen en officiële rondschrijven aan freelance vertalers, zoals het opdracht- en betalingsbeleid. De vorderingen registreren de vergoedingen van freelance vertalers per project en de betalingen van klanten bij facturatie, zodat de projectmanager de kosten en de marge van elke kaart kent zonder externe spreadsheets. Een kaart in „Facturatie” wordt pas afgesloten als de vergoeding van de freelance vertaler is vereffend.