System działu zobowiązań wobec dostawców
Zespół przetwarzający faktury dostawców i ich płatności, potrzebujący precyzyjnego uzgadniania i harmonogramu płatności chroniącego płynność i wychwytującego rabaty.
Od otrzymania faktury po płatność i raport: potrójne uzgodnienie zapobiegające błędnej płatności, harmonogram chroniący płynność i rabaty, które nie giną.
Bez karty kredytowej — Twój projekt z pełnym systemem będzie gotowy w minutę
Tak wygląda tablica systemu, którą otrzymasz: kolumny przepływu pracy i karty startowe pokazujące pierwsze kroki
Jak przebiega praca w tym systemie?
Każda faktura dostawcy trafia jako karta do kolumny „Faktura” zaraz po jej otrzymaniu wraz z załącznikami i przechodzi do „Uzgodnienia”, gdzie jest uzgadniana potrójnie: faktura z zamówieniem zakupu i potwierdzeniem odbioru — każda rozbieżność ilości lub ceny wstrzymuje kartę, dopóki nie zostanie rozwiązana z dostawcą lub zakupami. Po czystym uzgodnieniu przechodzi do „Zatwierdzenia” na podpis dyrektora finansowego, następnie do „Zaplanowanych”, gdzie trafia do planu płatności według terminu wymagalności, priorytetu dostawcy i stanu płynności; przy wykonaniu przelewu przechodzi do „Opłaconych” z referencją przelewu, a wszystko zbierane jest w „Raporcie”, pokazującym zobowiązania, ich wiekowanie i osiągnięte rabaty za wcześniejszą płatność.
Należności rejestrują zadłużenie wobec każdego dostawcy: faktura to pozycja po stronie zobowiązania przy zatwierdzeniu, płatność to pozycja przeciwstawna przy wykonaniu, a każdy uzyskany rabat lub przedpłata pojawia się natychmiast w saldzie dostawcy. Dzięki temu zespół zna dokładnie pozycję każdego dostawcy przed każdą negocjacją lub nowym zamówieniem — bez sięgania do rozproszonych rejestrów i plików.
Czat obsługuje szybką koordynację: zapytanie z zakupów o różnicę ilości, alert od skarbnika o presji na płynność wymagającej przeharmonogramowania albo odpowiedź dostawcy na pytanie o status faktury — z precyzyjną odpowiedzią, bo jej status widać na tablicy. Praca płynie od księgowego zobowiązań, który przyjmuje i uzgadnia, do kontrolera, który zatwierdza uzgodnienie, do dyrektora finansowego na zatwierdzenie, do skarbnika na wykonanie w terminach „Zaplanowanych”.
Kto robi co?
Role operacyjne w tym systemie i odpowiedzialność każdej z nich w codziennej pracy — przypisz je zespołowi wprost albo dostosuj do swojej specyfiki.
Księgowy zobowiązań
Zapisuje napływające faktury kartami, wykonuje potrójne uzgodnienie w „Uzgodnieniu” i zgłasza rozbieżności zakupom lub dostawcy, aż zostaną rozwiązane.
Kontroler
Bada uzgodnienia i kompletuje dokumenty przed przekazaniem karty do kolumny „Zatwierdzenie” oraz pilnuje wychwycenia należnych rabatów za wcześniejszą płatność.
Dyrektor finansowy
Zatwierdza płatności w „Zatwierdzeniu” i równoważy harmonogram płatności w „Zaplanowanych” z tygodniowym planem płynności.
Skarbnik
Wykonuje zaplanowane przelewy w ich terminach, zapisuje je w Należnościach z referencją bankową i przenosi kartę do „Opłaconych”.
Co jest przygotowane dla Ciebie od pierwszego dnia?
Moduły systemu
- Zadania — Tablica kanban z kolumnami przepływu pracy i kartami realizacji
- Czat — Szybki kanał codziennej koordynacji zespołu
- Należności — Wewnętrzne pieniądze w ścisłej poufności — należności, zaliczki i wydatki
Podobne systemy
Gotowy? Pierwszy projekt jest o dwie minuty stąd
Utwórz darmową przestrzeń roboczą już teraz i zaproś zespół przed końcem dnia.