Kompletny system działu finansów

Rok finansowy toczy się cyklami miesięcznymi przez pięć kolumn: każda operacja finansowa jest zapisywana kartą w „Księgowaniach” w dniu jej zaistnienia wraz z dokumentem źródłowym, następnie przechodzi do „Uzgodnień”, gdzie salda są uzgadniane z wyciągami bankowymi, dostawców i klientów, a rozbieżności zgłaszane. Po zakończeniu uzgodnień karty przechodzą do „Weryfikacji”, gdzie kontroler bada poprawność księgowego przypisania i kompletność dokumentów, potem do „Zamknięcia” przy oficjalnym zamknięciu miesiąca i blokadzie zmian wstecznych, a wreszcie do „Raportu miesięcznego”, gdzie przygotowywane są sprawozdania i podsumowanie wyników finansowych przekazywane zarządowi w stałym terminie kolejnego miesiąca.

Czat to kanał codziennej koordynacji między księgowymi: pytanie o brakujący dokument, alert o rozbieżności w uzgodnieniu banku albo koordynacja z innym działem w celu dostarczenia faktury. Zasada: każda rozbieżność lub istotna uwaga jest dokumentowana na samej karcie, aby jej ślad przetrwał do weryfikacji i późniejszego audytu.

Należności zarządzają pieniędzmi wewnętrznymi wszelkiego rodzaju poufnie: drobne wydatki, płatności dostawcom, wpłaty klientów i zaliczki pracowników — każdy ruch to pozycja oparta na dokumencie i powiązana ze swoją kartą na tablicy. Dzięki temu kierownik finansów zna sytuację gotówkową na bieżąco bez czekania na raport, a szczegóły zapisów pozostają zastrzeżone dla uprawnionych.

Praca płynie od księgowych, którzy księgują na bieżąco i przygotowują uzgodnienia, do kontrolerów, którzy badają i odsyłają niekompletne z uwagą, do kierownika finansów, który zatwierdza zamknięcie, przedstawia raport miesięczny zarządowi i odpowiada na jego pytania o liczby.