System działu należności od klientów

Każda faktura klienta trafia jako karta do kolumny „Faktura” przy wystawieniu, z warunkami płatności i terminem wymagalności, i przechodzi do „Monitorowania” na kilka dni przed wymagalnością, aby upewnić się, że dotarła i została zaakceptowana w systemie klienta — wiele opóźnień bierze się z faktury, która w ogóle nie weszła do systemu klienta. Jeśli wymagalność minie bez zapłaty, karta przechodzi do „Przypomnienia” i realizowana jest uzgodniona sekwencja przypomnień: uprzejma wiadomość, potem telefon, potem oficjalne pismo — każdy krok udokumentowany na karcie z datą. Po zapłacie przechodzi do „Ściągnięcia” z referencją wpłaty, a karty przekraczające limity czasowe są podnoszone do „Wiekowania należności”, gdzie są klasyfikowane i analizowane pod kątem działań — wstrzymanie współpracy, harmonogram spłaty lub przekazanie dalej — a „Raport” podsumowuje sytuację miesięczną i wskaźniki inkasa.

Należności rejestrują zadłużenie każdego klienta: faktura to pozycja należności przy wystawieniu, a ściągnięcie to pozycja przeciwstawna — więc salda klientów i wiekowanie ich długów są widoczne na bieżąco dla uprawnionych. Przy każdej nowej decyzji kredytowej — dodatkowa dostawa albo wydłużenie terminów — saldo klienta i jego historia są przywoływane bezpośrednio z Należności.

Czat koordynuje zbiorowy wysiłek inkasa: sprzedaż jest informowana przed każdym oficjalnym przypomnieniem jej klientowi, windykacja prosi sprzedaż o interwencję relacją w razie potrzeby, a kierownictwo jest alarmowane o przypadkach zmierzających do późnego wiekowania. Praca płynie od księgowego, który wystawia fakturę i zapisuje ją, do głównego windykatora prowadzącego monitorowanie i przypominanie, do dyrektora finansowego, który decyduje o działaniach wobec zatorowych długów.