System działu akredytacji i certyfikatów

Każda akredytacja instytucjonalna lub wymagany certyfikat zawodowy wchodzi jako karta w kolumnie „Akredytacja”, gdzie dokumentowana jest jednostka nadająca, zakres certyfikatu i data jego wygaśnięcia. Opiekun akredytacji rozkłada warunki jednostki w kolumnie „Wymagania” na określone zadania: wymagane rejestry, godziny szkoleń, opłaty, wizyta oceniająca — każde wymaganie z właścicielem i terminem. Karta przechodzi do „Dokumentacja”, gdzie dowody i wymagane pliki gromadzone są w aktach aplikacyjnych; potem „Złożenie” przy wysłaniu do jednostki i śledzenie jej uwag aż do nadania. Z wystarczającym wyprzedzeniem przed wygaśnięciem karta przechodzi do „Odnowienie” i cykl wymagań zaczyna się od nowa bez przerwy; stan wszystkich akredytacji podsumowywany jest okresowo w „Raport”.

Czat koordynuje zbieranie wymagań: żądanie rejestru szkoleń od działu, śledzenie uwagi otrzymanej od jednostki nadającej albo ostrzeżenie o zbliżającym się terminie odnowienia certyfikatu pracownika krytycznego dla jego pracy. To, co dotyczy decyzji o złożeniu wniosku lub wycofaniu się z akredytacji, dokumentowane jest na karcie z uzasadnieniem.

Należności zarządzają pieniędzmi akredytacji: opłaty za złożenie wniosku i coroczne odnowienie każdej jednostce rejestrowane są z terminami wymagalności, a opłaty za certyfikaty pracowników pokrywane przez firmę śledzone są z tym, co należne od pracownika zgodnie z polityką związania z firmą. Żadna akredytacja nie przepada, bo jej opłata zginęła w gąszczu płatności.

Opiekun akredytacji otwiera rano tablicę i widzi, co wygasa w ciągu dziewięćdziesięciu dni w „Odnowienie”, co czeka na uwagi jednostki w „Złożenie” i czego dokumentacja jest niekompletna. Zainteresowane działy przesyłają swoje wymagania w terminach, bo karta jasno pokazuje, kto opóźnia akta. Okresowy „Raport” prezentuje kierownictwu: nasze obowiązujące akredytacje, co zbliża się do wygaśnięcia i co utknęło — jeden obraz wystarcza do podjęcia decyzji.