System działu floty firmy

Każdy samochód ma kartę przesuwaną według swojego stanu: „Przydział”, gdzie zarządzane jest przypisanie samochodów pracownikom i jednostkom oraz terminy zwrotu — opiekun floty wie na bieżąco, gdzie jest każdy pojazd i u kogo. Terminy konserwacji okresowej i awarie drogowe wchodzą w „Konserwacja” z terminami wymagalności i zatwierdzonymi warsztatami, a zamykane są numerem faktury i tym, co naprawiono. Zużycie paliwa rejestrowane jest okresowymi kartami w „Paliwo”, ujawniającymi każde nietypowe zużycie zasługujące na pytanie. Dowody rejestracyjne, ubezpieczenia i przeglądy okresowe to karty „Dokumenty” z przypomnieniami na tygodnie przed wygaśnięciem — żaden samochód nie staje z wygasłym dokumentem. Co miesiąc koszt każdego samochodu zbierany jest w „Koszt”, a kondycja floty podsumowywana w „Raport” przedkładanym kierownictwu.

Czat to otwarta linia kierowców: pilna awaria, drobna kolizja lub prośba o samochód zastępczy dociera natychmiast i w razie potrzeby zamienia się w kartę. Należności to finansowa książka floty: faktury za paliwo, konserwację, mandaty i ubezpieczenie zapisane na każdym samochodzie — jasno widać, który pojazd kosztuje już więcej, niż jest wart, i zasługuje na wymianę, oraz który kierowca powtarza nietypowe zużycie.

Opiekun floty jest właścicielem tablicy: zatwierdza przydziały, planuje konserwacje, co miesiąc przegląda „Koszt” i rekomenduje wymianę. Kierowcy zgłaszają przez czat i aktualizują karty swoich samochodów o odczyty i uwagi; księgowy administracyjny uzgadnia faktury z Należnościami i eskaluje każde przekroczenie. Wnioski jednostek o nowe samochody wchodzą w „Przydział” i rozstrzygane są według priorytetu i budżetu, nie według kolejności zgłoszenia.