System działu zarządzania danymi
Zespoły zarządzające jakością danych firmy, ich politykami, klasyfikacją i zgodnością z przepisami o ochronie danych osobowych.
Zarządzanie danymi jako codzienna praktyka: zatwierdzone polityki, mierzona jakość, udokumentowana klasyfikacja i udowodniona zgodność prywatności.
Bez karty kredytowej — Twój projekt z pełnym systemem będzie gotowy w minutę
Tak wygląda tablica systemu, którą otrzymasz: kolumny przepływu pracy i karty startowe pokazujące pierwsze kroki
Jak przebiega praca w tym systemie?
Każda polityka danych — udostępnianie, retencja, jakość, dostęp — wchodzi jako karta w kolumnie „Polityka”, gdzie jest opracowywana i zatwierdzana przed jakąkolwiek inną pracą. Problemy jakości danych wchodzą jako karty w „Jakość”: duplikaty w rejestrach klientów, brakujące pola w systemie, sprzeczne dane między dwoma systemami — każdy problem ze źródłem, skutkiem i właścicielem naprawy. Zasoby danych przechodzą przez „Klasyfikacja”, gdzie określany jest poziom wrażliwości każdego zasobu: publiczny, wewnętrzny, poufny lub ściśle poufny — i wiązane z nim kontrole dostępu. Wymogi przepisów o ochronie danych osobowych zarządzane są w „Zgodność”: rejestry przetwarzania, zgody osób, żądania podmiotów danych, oceny skutków. Stan podsumowywany jest okresowo w „Raport”, a długofalowe naprawy pozostają w „Monitoring”.
Forum to udokumentowana rada zarządzania: jednolite definicje danych omawiane są tam, aby finanse i sprzedaż zgodziły się co do jednego znaczenia „aktywnego klienta”; spory o własność między systemami rozstrzygane są udokumentowanymi decyzjami; wykładnie wymogów prywatności zatwierdzane są jako punkt odniesienia. Ogłoszenia przekazują firmie każdą nową politykę lub istotną aktualizację — pracownicy nie dowiadują się o polityce udostępniania danych przypadkiem.
Należności śledzą pieniądze zarządzania: opłaty doradztwa i zewnętrznego audytu zgodności, kary za naruszenie prywatności, gdyby wystąpiły, oraz koszt narzędzi jakości danych — wszystko powiązane ze swoimi kartami, więc realny koszt zarządzania jest widoczny dla kierownictwa.
Opiekun zarządzania jest właścicielem tablicy i co tydzień przegląda „Zgodność”, bo żądania podmiotów danych mają ustawowe terminy niedopuszczające zwłoki; właściciele danych w działach naprawiają problemy „Jakość” w swoim zakresie i poświadczają „Klasyfikację” swoich zasobów. Złota zasada: żadne nowe dane nie są gromadzone ani udostępniane na zewnątrz bez przejścia przez ten system — politykę, klasyfikację i zgodność.
Kto robi co?
Role operacyjne w tym systemie i odpowiedzialność każdej z nich w codziennej pracy — przypisz je zespołowi wprost albo dostosuj do swojej specyfiki.
Opiekun zarządzania danymi
Jest właścicielem tablicy: prowadzi opracowanie i zatwierdzenie „Polityki”, co tydzień przegląda „Zgodność” i prezentuje kierownictwu okresowy „Raport”.
Właściciele danych w działach
Naprawiają problemy „Jakość” w zakresie swoich danych i poświadczają „Klasyfikację” swoich zasobów oraz kontrole dostępu do nich.
Inspektor ochrony danych osobowych
Zarządza kartami „Zgodność”: rejestry przetwarzania, żądania podmiotów i oceny skutków w ich ustawowych terminach.
Koordynator jakości danych
Mierzy okresowo wskaźniki jakości i zgłasza problemy kartami w „Jakość” ze źródłem i skutkiem.
Co jest przygotowane dla Ciebie od pierwszego dnia?
Moduły systemu
- Zadania — Tablica kanban z kolumnami przepływu pracy i kartami realizacji
- Forum — Udokumentowane dyskusje w uporządkowanych sekcjach — decyzje i wiedza nigdy nie giną
- Ogłoszenia — Oficjalny głos kierownictwa — okólniki i komunikaty, które docierają do wszystkich
- Należności — Wewnętrzne pieniądze w ścisłej poufności — należności, zaliczki i wydatki
Sekcje forum (4)
- Jednolite definicje i standardyDokumentowanie uzgodnionych między działami definicji danych — aktywny klient, zatrudniony pracownik, obowiązujący produkt — aby raporty się zgadzały.
- Problemy jakości danychOmawianie powtarzających się problemów, ich przyczyn źródłowych i planów naprawy od źródła, nie ręcznej korekty.
- Wykładnie przepisów o ochronie danychZatwierdzone stanowiska w wykładni wymogów ochrony danych osobowych i ich stosowania w naszych systemach.
- Decyzje o własności danychRozstrzyganie sporów o własność między systemami i działami udokumentowanymi decyzjami — kto włada zmianą, a kto wglądem.
«Zasady pracy w tym systemie» — Przypięte na forum
1. Żadna polityka danych nie obowiązuje bez jej zatwierdzenia tutaj i oficjalnego ogłoszenia — krążący zwyczaj nie jest polityką. 2. Każdy zasób danych ma ogłoszonego właściciela i udokumentowany poziom klasyfikacji — zasób bez właściciela traktowany jest jako problem w „Jakość”. 3. Żądania podmiotów danych osobowych rejestrowane są kartami w „Zgodność” w dniu wpływu, bo wiążą je ustawowe terminy. 4. Jednolite definicje danych zatwierdzane są na forum i żaden dział nie może przyjąć definicji sprzecznej z zatwierdzoną. 5. Udostępnienie jakichkolwiek danych stronie zewnętrznej wymaga karty przechodzącej przez klasyfikację i zgodność przed przekazaniem.
Ogłoszenie powitalne: «Witamy w systemie zarządzania danymi»
Od dziś dane firmy zarządzane są ogłoszonymi politykami: każda polityka zatwierdzana jest tutaj i ogłaszana z tego kanału, każdy problem jakości danych ma kartę i właściciela, a żadne nowe dane nie są gromadzone ani udostępniane na zewnątrz bez przejścia przez ten system — klasyfikację i zgodność. Pierwszy krok: przeczytajcie wątek „Zasady pracy” na forum i sklasyfikujcie najważniejsze zasoby danych swoich działów jako karty w kolumnie „Klasyfikacja”.
Podobne systemy
Gotowy? Pierwszy projekt jest o dwie minuty stąd
Utwórz darmową przestrzeń roboczą już teraz i zaproś zespół przed końcem dnia.