Kompletny system kliniki stomatologicznej

Każdy pacjent wchodzi do systemu kartą w kolumnie „Wizyta”, w której rejestracja zapisuje jego dane, główną dolegliwość i termin wizyty; gdy przyjdzie i lekarz go zbada, karta przechodzi do „Plan leczenia”, gdzie lekarz zapisuje diagnozę i plan: liczbę sesji, rodzaj leczenia i wymagane prace protetyczne. Po zatwierdzeniu planu karta przechodzi do „Sesje” i pozostaje tam przez cały okres realizacji; po każdej sesji asystent aktualizuje kartę o wykonane czynności i termin następnej sesji. Po zakończeniu leczenia karta przechodzi do „Kontrola” na monitorowanie poprawy i okresowych wizyt przypominających, potem „Zamknięcie kartoteki” przy ustabilizowaniu stanu, a na końcu „Ocena”, gdzie prosimy o zadowolenie pacjenta z usługi i dokumentujemy je na karcie.

Czat to kanał codziennej koordynacji między rejestracją a lekarzami: potwierdzenie przyjścia pacjenta, pytanie o czas sesji czy powiadomienie o nadejściu uzupełnienia protetycznego z pracowni — natomiast wszystko, co dotyczy pieniędzy, rejestrujemy w Należnościach, nie na czacie: faktura każdej sesji, wpłaty pacjenta i zobowiązania wobec zewnętrznej pracowni protetycznej, by księgowy znał sytuację finansową każdej kartoteki bez pobocznych rejestrów.

Ogłoszenia to głos kierownictwa kliniki: publikowane są w nich listy wymaganych w tym tygodniu wizyt kontrolnych, by rejestracja dzwoniła do pacjentów, oraz oficjalne obiegi jak zmiana godzin pracy czy wdrożenie nowego protokołu sterylizacji. Tak każdy członek zespołu wie, co go dotyczy: rejestracja widzi wizyty i przypomnienia, lekarze plany leczenia, a księgowy faktury i należności — wszystko powiązane z tą samą kartą pacjenta.