System działu zarządzania obiektami

Konserwacja okresowa to zaplanowane karty w „Konserwacja” z terminami wymagalności dla każdego aktywa: klimatyzacja, windy, elektryka i hydraulika. Zgłoszenia pracowników wchodzą do „Zgłoszenie” natychmiast po wpływie — ocenia je kierownik techniczny: pilne, przydzielane od razu, albo zwykłe, wpisywane w harmonogram dnia. Po przydziale przechodzi do „Realizacja”, gdzie technik aktualizuje kartę o to, co zrobiono, i zużyte części zamienne aż do zamknięcia. Codzienne usługi — sprzątanie, catering, ochrona — to cykliczne karty w „Usługa dzienna”, oznaczane jako ukończone każdego dnia. Na koniec miesiąca koszty każdego obiektu zbierane są w „Koszt”, a potem podsumowywane w miesięczny „Raport” przedkładany kierownictwu.

Czat to kanał pilnych zgłoszeń i koordynacji terenowej: zgłoszenie przecieku lub przerwy dociera natychmiast do najbliższego technika ze zdjęciem lokalizacji — rusza bez czekania na cykl pocztowy. Należności rejestrują każdą złotówkę wydaną na obiekty: części zamienne, umowy sprzątania, konserwacja zewnętrzna i prace awaryjne — każdy wydatek powiązany ze swoim obiektem, więc w „Koszt” widać, który budynek pożera swój budżet i która umowa zewnętrzna nie zasługuje na odnowienie.

Kierownik obiektów rozdziela pracę, zatwierdza duże zamknięcia i co miesiąc przegląda „Koszt”; kierownik techniczny przyjmuje zgłoszenia, klasyfikuje je i przydziela technikom; technicy realizują i aktualizują karty z lokalizacji; koordynator usług zarządza kartami „Usługa dzienna” i pilnuje zobowiązań wykonawców. Zgłoszenie pracownika zaczyna się na czacie i zamienia w oficjalną kartę, którą zgłaszający śledzi aż do zamknięcia — żadne zgłoszenie nie ginie między WhatsAppem a telefonami.